Jak wystawiać faktury zgodnie z prawem?
Nieprawidłowe wystawianie faktur może skutkować sankcjami finansowymi, zakwestionowaniem kosztów uzyskania przychodu, a w skrajnych przypadkach - podejrzeniem oszustwa podatkowego. Zapoznaj się z najczęstszymi problemami związanymi z wystawianiem faktur, dowiedź się, jak wystawiać faktury zgodnie z przepisami i sprawdź, jak to wygląda w praktyce, dzięki rzeczywistym case studies.
Dlaczego prawidłowe wystawianie faktur jest tak ważne?
Każda firma powinna zrozumieć zasady fakturowania, śledzić zmiany w przepisach i wdrażać procedury zapewniające zgodność z prawem.
Faktura to nie tylko dokument księgowy - to podstawa każdej transakcji biznesowej, dowód sprzedaży i kluczowy element rozliczeń podatkowych.
Błędy w fakturowaniu mogą prowadzić do:
- sankcji finansowych,
- zakwestionowania kosztów uzyskania przychodu,
- podejrzenia o oszustwa podatkowe.
Dlatego tak ważne jest, aby zadbać o własną edukację finansową. To właśnie wiedza pozwoli przestrzegać obowiązujących przepisów oraz wdrażać skuteczne procedury związane z wystawianiem faktur.
Najczęstsze błędy w wystawianiu faktur
Fakturowanie, mimo że stanowi jeden z podstawowych procesów księgowo-administracyjnych w każdej firmie, bywa często lekceważone lub traktowane jako formalność. Tymczasem nawet drobne uchybienia w tym zakresie mogą mieć poważne konsekwencje podatkowe i prawne.
Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza z sektora MŚP, popełnia błędy nie z powodu złej woli, lecz z braku świadomości, niewystarczającej wiedzy o aktualnych przepisach lub braku wdrożonych procedur wewnętrznych.
Czasami faktura może być wystawiona z błędem:
- niepoprawne dane,
- brak ważnych informacji,
- źle obliczona stawkę VAT.
W takiej sytuacji urząd skarbowy może uznać, że cała transakcja jest nieważna. Dla firmy oznacza to konieczność poprawienia dokumentów, a czasem też utratę prawa do odliczenia VAT i ryzyko kary finansowej.
Do najczęstszych przyczyn nieprawidłowości należą:
- nieznajomość aktualnych przepisów podatkowych,
- brak procedur kontroli wewnętrznej,
- używanie przestarzałego oprogramowania,
- błędy ręczne w treści faktury,
- nieuwzględnianie wyjątków (np. odwrotnego obciążenia, faktur korygujących, faktur zbiorczych).
Skalę problemu potwierdzają dane z raportu EY dotyczącego stosowania Generalnej Klauzuli Przeciwko Unikaniu Opodatkowania (GAAR). W okresie 2016-2024 organy podatkowe wydały łącznie 171 decyzji w sprawach dotyczących unikania opodatkowania, z czego większość dotyczyła podatków dochodowych, w tym także nieprawidłowo rozliczonych kosztów opartych na wadliwych fakturach.
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), specjaliści zwracają uwagę na wyzwania związane z dostosowaniem się firm do nowych wymogów fakturowania. Raport Grant Thornton wskazuje, że KSeF obliguje podatników do zmiany w fakturowaniu.
W obliczu rosnącej cyfryzacji systemu podatkowego, w tym wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), urzędy mają coraz większe możliwości monitorowania transakcji w czasie rzeczywistym, co zwiększa skuteczność wykrywania błędów i nadużyć.
Dlatego firmy, które chcą uniknąć ryzyka sporów z fiskusem, powinny:
- znać zasady wystawiania faktur,
- inwestować w systemy kontroli wewnętrznej,
- zadbać o automatyzację procesów fakturowania,
- przeprowadzać cykliczne szkolenia personelu.
Ignorowanie tych obowiązków może prowadzić do poważnych konsekwencji - nie tylko finansowych, ale i wizerunkowych.
Case Study 1: Firma IT i błędy przy ręcznym fakturowaniu
Firma, z którą współpracujemy - średniej wielkości spółka IT oferująca usługi programistyczne dla klientów B2B - zmagała się z chaotycznym procesem fakturowania. Faktury były wystawiane ręcznie, na podstawie maili i notatek od konsultantów, bez standaryzowanej procedury ani automatycznej weryfikacji poprawności danych.
W efekcie w dokumentach często pojawiały się błędy:
- nieciągła numeracja faktur,
- nieaktualne dane kontrahentów,
- niewłaściwe stawki VAT,
- brak precyzyjnych opisów usług.
Problemy wyszły na jaw podczas kontroli skarbowej - urząd zakwestionował 14 faktur, a firma została zmuszona do korekty rozliczenia VAT na kwotę ponad 58 000 zł. Co więcej, niektórzy kontrahenci - nie mogąc odliczyć VAT - zaczęli opóźniać płatności, co spowodowało zatory w przepływach pieniężnych.
W odpowiedzi na rosnące ryzyko operacyjne i finansowe, firma zdecydowała się na wdrożenie naszej platformy do monitoringu płatności i wsparcia procesów windykacyjnych Vindicat.pl. Zautomatyzowaliśmy przypomnienia o terminach płatności i proces wysyłki faktur. Dodaliśmy prostą checklistę do fakturowania, weryfikującą kluczowe dane jeszcze przed wysyłką dokumentu. Zapewniliśmy narzędzia do szybkiej reakcji w razie opóźnień - z funkcją miękkiej windykacji, opartą o kontakt mailowy, SMS i e-monitoring płatności.
Elementy prawidłowej faktury - co musi się znaleźć, by uniknąć kar?
Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT, faktura VAT powinna zawierać m.in.:
- datę wystawienia,
- numer faktury (ciągły, unikalny),
- dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, adres),
- nazwę towaru lub usługi,
- cenę jednostkową netto, stawkę VAT i kwotę brutto, podstawę opodatkowania i całkowitą wartość podatku,
- adnotacje (np. odwrotne obciążenie, metoda kasowa - jeśli mają zastosowanie).
Brak któregokolwiek z tych elementów może skutkować odmową prawa do odliczenia VAT lub koniecznością korekty faktury. W praktyce oznacza to, że zarówno sprzedawca, jak i nabywca mogą ponieść realne konsekwencje finansowe - nie tylko związane z koniecznością korekt, ale również z utratą płynności, jeżeli podatek naliczony nie będzie mógł zostać odliczony we właściwym okresie.
Z punktu widzenia organów podatkowych, niedopełnienie formalnych obowiązków w zakresie fakturowania może zostać uznane za naruszenie przepisów ustawy o VAT, nawet jeśli dostawa towaru czy świadczenie usług rzeczywiście miało miejsce.
Faktura zawierająca niepełne dane kontrahenta, brak numeru NIP lub ogólnikowy opis usługi, taki jak:
- „usługi marketingowe”,
- „świadczenie usług”.
Może zostać uznana za dokument nieodpowiadający wymogom art. 106e ustawy.
Jeśli błędy pojawiają się systematycznie, organy mogą wszcząć postępowanie kontrolne, które ujawnia szerszy zakres nieprawidłowości - a to z kolei może prowadzić do sankcji lub obowiązku zapłaty odsetek.
Case Study 2: Hurtownia materiałów budowlanych i opis usługi
Jednym z naszych klientów - średniej wielkości hurtownia materiałów budowlanych z Gdańska - przez dłuższy czas wystawiała faktury z ogólnym, nieprecyzyjnym opisem „świadczenie usług”. Początkowo nie budziło to zastrzeżeń kontrahentów, jednak podczas rutynowej kontroli skarbowej sytuacja uległa zmianie.
Organy podatkowe zakwestionowały dużą liczbę faktur, uznając, że opis nie pozwala na jednoznaczne zidentyfikowanie przedmiotu transakcji. W efekcie nabywcy utracili możliwość odliczenia VAT, co wywołało falę reklamacji i napięcia we współpracy. Zaczęły się pojawiać również opóźnienia w płatnościach - niektórzy kontrahenci wstrzymywali przelewy do czasu korekty dokumentów lub wyjaśnienia sytuacji. Firma z dnia na dzień zaczęła tracić płynność finansową i wiarygodność.
Zgłosili się do nas z prośbą o wsparcie. Naszym zadaniem nie było poprawienie dokumentów księgowych - za to pomogliśmy uporządkować obszar, który bezpośrednio wpływa na terminowość płatności i relacje z klientami.
Wdrożyliśmy system Vindicat do automatycznego monitoringu należności, który:
- umożliwił regularne przypomnienia o zbliżających się i zaległych płatnościach,
- pomógł wychwytywać kontrahentów, którzy sygnalizowali problemy z fakturami,
- wprowadził checklisty wspierające zespół w poprawnym opisie usług na fakturze,
- zapewnił przejrzysty system zgłoszeń - jeszcze zanim sprawy trafiłyby do windykacji twardej.
Po kilku tygodniach funkcjonowania nowego systemu sytuacja uległa wyraźnej poprawie:
- płatności zaczęły spływać szybciej - średni czas oczekiwania skrócił się,
- zmniejszyła się liczba zgłoszeń reklamacyjnych dotyczących opisów na fakturach,
- zespół księgowy zyskał większą kontrolę i bezpieczeństwo procesów fakturowania,
- relacje z kluczowymi kontrahentami zostały odbudowane - firma odzyskała opinię solidnego i rzetelnego partnera.
To pokazuje, że nawet pozornie drobny błąd formalny - jak zbyt ogólny opis usługi - może uruchomić całą lawinę problemów. Z odpowiednimi narzędziami, wsparciem procesowym i automatyzacją możliwe jest szybkie opanowanie sytuacji, zanim straty staną się nieodwracalne.
Warto pamiętać, że to przedsiębiorca jest odpowiedzialny za to, by faktury były wystawiane i przyjmowane prawidłowo. Jeśli dokument zawiera błędy lub jest niejasny, nie można na jego podstawie skorzystać z ulg czy odliczeń podatkowych.
Aby ułatwić sobie cały proces, warto zainwestować w:
- systemy automatyzujące fakturowanie, które redukują ryzyko błędów ludzkich,
- szkolenia dla pracowników działu sprzedaży i księgowości,
- wdrożenie wewnętrznych checklist i zasad walidacji dokumentów przed ich wysłaniem do kontrahenta.
W świetle obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który wymusza określoną strukturę i zawartość danych na fakturze, braki formalne będą jeszcze szybciej wykrywane i eliminowane automatycznie już na etapie wystawiania dokumentu.
To oznacza, że przedsiębiorcy, którzy nie zaktualizują swoich procesów, narażają się na częstsze odrzuty dokumentów, błędne raportowanie i spadek efektywności księgowej.
FAQ:
Czy można wystawić fakturę po terminie?
Tak, można. Faktura musi jednak zawierać rzeczywistą datę wykonania usługi lub dostawy. Opóźnienie w wystawieniu może wiązać się z obowiązkiem korekty rozliczeń VAT, a w przypadku kontroli - wyjaśnieniem przyczyny opóźnienia.
Co zrobić, jeśli pomyliłem się w stawce VAT?
Należy wystawić fakturę korygującą do pierwotnej faktury. W zależności od rodzaju błędu korekta może wpłynąć na Twoje rozliczenia podatkowe w bieżącym lub wcześniejszym okresie. Kluczowe jest poinformowanie kontrahenta i poprawne ujęcie dokumentu w ewidencji.
Jakie są sankcje za brak zgodności z przepisami dotyczącymi faktur?
Możliwe konsekwencje to: kary finansowe (grzywny, sankcje podatkowe),zakwestionowanie prawa do odliczenia VAT, a w skrajnych przypadkach - odpowiedzialność karno-skarbowa.
Czy faktura musi być podpisana, aby była ważna?
Nie, faktury VAT nie wymagają podpisu ani pieczątki, by były ważne. Ważne, aby zawierały wszystkie obowiązkowe elementy wymagane przepisami (np. dane nabywcy, stawkę VAT, podstawę opodatkowania).
Czy faktury muszą być przechowywane w oryginale papierowym?
Nie, od lat obowiązują przepisy umożliwiające cyfrowe przechowywanie faktur, pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności, integralności i czytelności. W przypadku KSeF - faktury są przechowywane automatycznie w systemie przez 10 lat.
Jak długo trzeba przechowywać faktury?
Faktury należy przechowywać przez co najmniej 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z daną fakturą. W praktyce zaleca się przechowywanie dokumentów przez 6 lat, by pokryć cały okres przedawnienia zobowiązań.
Źródła:
- Ustawa o VAT - Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535
- Ministerstwo Finansów - KSeF: https://www.podatki.gov.pl/ksef
- PwC: Polski Ład i cyfryzacja podatków (2023)
- Deloitte: Tax Compliance Trends 2022
- Materiały edukacyjne: inFakt, Fakturownia, Sage
