Co to jest windykacja telefoniczna?

Windykacja telefoniczna to nic innego jak jeden ze sposobów na odzyskiwanie niespłaconych należności w sposób polubowny z wykorzystaniem telefonu. Jest to sztuka, którą warto doskonalić, dlatego dzisiaj kilka słów właśnie o tym.

Telefon to pierwszy krok w procesie windykacji należności

Najczęściej w całym procesie windykacji nieuregulowanych zobowiązań, rozmowa telefoniczna z dłużnikiem to pierwszy krok podejmowany przez wierzyciela w celu odzyskania należnych mu pieniędzy.

Wady i zalety windykacji telefonicznej

Windykacja telefoniczna ma zarówno zalety jak i wady. Najkrócej można ująć je tak. Największą zaletą tej formy kontaktu z nierzetelnym kontrahentem są niskie koszty tak prowadzonej windykacji. Jedna osoba może łatwo i wygodnie skontaktować się z wieloma wierzycielami nie wychodząc z biura. Takie rozwiązanie jest więc efektywne kosztowo, jednak nie jest zawsze skuteczne. Jego największą wadą jest dystans dzielący wierzyciela i dłużnika. Obie strony nie mogą do końca się porozumieć, ponieważ możliwości komunikacyjne są mocno ograniczone. Dlatego przygotowanie się do takiej rozmowy jest kluczowe - bez niego nie można osiągnąć zamierzonego efektu.

Sposób rozmowy z dłużnikiem wpływa na skuteczność windykacji telefonicznej

Sposób, w jaki wierzyciel rozmawia z dłużnikiem bezpośrednio wpływa na skuteczność prowadzonej przez niego windykacji. Dobrze przeprowadzona rozmowa przez telefon pozwoli skutecznie zmotywować dłużnika do spłaty zaległych zobowiązań. Do rozmowy nie można jednak podchodzić niedbale czy z roztargnieniem. Dlatego pierwszym bardzo ważnym krokiem jest dokładne przygotowanie się do niej.

Jak przygotować się do windykacji telefonicznej?

Nie można efektywnie prowadzić windykacji telefonicznej bez przygotowania. Przed wykonaniem telefonu, trzeba zebrać wszystkie dokumenty związane z daną niespłaconą należnością.

Niezbędne są informacje takie jak: imię i nazwisko dłużnika / nazwa firmy, która jest dłużnikiem, adres dłużnika, czy NIP - jeżeli jest to firma lub PESEL - jeżeli jest to osoba fizyczna. Osoba wykonująca windykację telefoniczną musi być również zaznajomiona z wszelkimi szczegółami dotyczącymi należności, takimi jak jej wysokość, okoliczności zawarcia umowy czy sposób jej wykonania.

Błędy przy windykacji telefonicznej

Często w trakcie windykacji telefonicznej wierzyciel popełnia błędy, które powodują, że rozmowa nie kończy się spłatą zaległych zobowiązań.

Podstawowym błędem popełnianym przez windykatorów telefonicznych jest rozmawianie o spłacie długu z osobą do tego nieupoważnioną lub niedecyzyjną. Jak do tego dochodzi? Po prostu windykator zapomina na początku poprosić osobę odbierającą telefon o przedstawienie się. A następnie zapomina zadać pytanie, czy dana osoba jest upoważniona do rozmowy o spłacie zobowiązań finansowych danego podmiotu.

Kolejny błąd nierzadko popełniany przez windykatorów telefonicznych to nadmierna empatia. Tylko doświadczony windykator umie odróżnić osobę będącą w tarapatach z powodu okoliczności od niej nie do końca zależnych od zwykłego oszusta, dla którego zawsze jest dobry moment do naciągnięcia kogoś.

Windykacja telefoniczna - zasady prowadzenia rozmów

W windykacji telefonicznej należy pamiętać o kilku podstawowych zasadach dotyczących prowadzenia rozmów. Zebraliśmy je poniżej.

Po pierwsze, nie można rozmowy windykacyjnej prowadzić z osobą, która nie jest odpowiedzialna za spłatę długów.

Po drugie, nigdy nie wolno straszyć dłużnika niczym oprócz wyciągnięcia konsekwencji prawnych. Wszelkie inne groźby są karalne, w szczególności straszenie użyciem siły, zwłaszcza z wykorzystaniem słów powszechnie uznanych za obraźliwe.

Po trzecie, każdy windykator telefoniczny musi znać przepisy prawne, które dotyczą ściągania niespłaconych należności. Dłużnik musi po prostu czuć, że ma do czynienia z profesjonalistą.

Po czwarte, każdy windykator telefoniczny musi używać języka zrozumiałego dla dłużnika. Jeżeli jest on osobą niewykształconą to cytowanie przepisów nie wystarczy - trzeba je objaśnić. I odwrotnie - jeżeli dłużnik jest profesorem prawa to nie ma sensu stosować eufemizmów.

Windykacja telefoniczna - scenariusz rozmowy

Każda rozmowa windykacyjna przez telefon powinna przebiegać w mniej więcej taki sposób:

1. Przedstawienie się przez windykatora.
2. Prośba o przedstawienie się przez rozmówcę.
3. Ustalenie czy jest to dłużnik osobiście lub czy jest to osoba uprawniona do tego typu rozmowy w imieniu dłużnika (głównie instytucjonalnego).
4. Omówienie szczegółów dotyczących danego długu - jego wysokości, daty wymagalności, odsetek.
5. Dokładne wysłuchanie reakcji dłużnika połączone z robieniem notatek. Każde słowo dłużnika jest ważne. To różnica, czy powie, że właśnie wysłał przelew lub czy powie, że zapłaci w ciągu kilku dni. W tej pierwszej sytuacji zawsze warto na bieżąco sprawdzić, czy przelew nie został właśnie zaksięgowany oraz poprosić o przesłanie potwierdzenia jego wykonania. Natomiast w tej drugiej trzeba zachować się zupełnie inaczej. Jeszcze inne zachowania będą wiązały się z odpowiedzią, że dłużnik po prostu zapomniał, ze faktura stała się wymagalna.
6. Odpowiedź wierzyciela - wreszcie windykator telefoniczny musi odnieść się do zanotowanych słów dłużnika. Zapominalskim musi przypomnieć, że od tygodnia naliczają się odsetki. Tych, co przelew wysłali już dawno i nie wiedzą o co tyle szumu trzeba poprosić o wysłanie potwierdzeń rzekomo wykonanych przelewów, a tych, co nie mają w ogóle ochoty płacić, bo np. właśnie stracili pracę trzeba poinformować o tym, że polubowna spłata zobowiązania się im po prostu opłaca, bo to w końcu przecież oni zapłacą za windykację przymusową, którą i tak przeprowadzi komornik po uzyskaniu przez nas wyroku sądu.
7. Zapowiedź podjęcia dalszych kroków prawnych przez wierzyciela. Na koniec windykator telefoniczny musi przypomnieć swojemu rozmówcy, że ta rozmowa telefoniczna, która się właśnie kończy to dopiero początek i to ten najprzyjemniejszy element procesu odzyskiwania niespłaconych należności. Potem trzeba będzie chodzić do sądu, a w końcu dłużnika odwiedzi komornik i to może nie być przyjemne doświadczenie, głównie dlatego, że wiąże się z poniesieniem przez dłużnika dodatkowych kosztów związanych z koniecznością odzyskiwania zaległych należności w drodze przymusu egzekwowanego przez państwo.

Windykacja telefoniczna - podsumowanie i porady końcowe

Windykacja telefoniczna nie jest prosta. Praktycznie każda rozmowa z dłużnikiem może mieć inny przebieg. Jak zawsze w takich sytuacjach pomaga doświadczenie i solidne przygotowanie. Trzeba być po prostu gotowym na różne alternatywy. Zawsze warto przemyśleć kilka wariantów rozmowy zależnie od przeróżnych wymówek, które mogą wymyśleć nierzetelni dłużnicy. Trzeba oczywiście mieć też niezbędne przygotowanie merytoryczne - bez niego się nie da przeprowadzić skutecznej windykacji telefonicznej.

Wreszcie warto pamiętać o tym, żeby się nigdy nie zrażać. Nikt nie urodził się z przygotowaniem do prowadzenia skutecznej windykacji telefonicznej. To umiejętność jak każda inna - trzeba ją umieć wypracować. Raz wypracowana też nie wystarczy na zawsze. Trzeba stale podnosić swoje kompetencje.

I na koniec ostatnia porada. Wszystkie rozmowy z dłużnikami warto nagrywać. Nie tylko, żeby mieć dowód na ich przeprowadzenie, ale również po to, by móc je później analizować. Warto przesłuchiwać zarówno te rozmowy, które uważamy za sukcesy, jak i te, które uznajemy za porażki. Z każdej z nich możemy się wiele nauczyć. Więc do dzieła!!!

Już dziś zarejestruj się i odzyskaj pieniądze od Twojego kontrahenta!
Zacznij już dziś »