Co powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura VAT?

Faktura VAT to jeden z najbardziej powszechnych dokumentów księgowych, które możemy spotkać w obrocie gospodarczym. Jest to także kluczowy dokument, który potwierdza dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Posiadanie faktury VAT daje bowiem możliwość odliczenia podatku naliczonego w niej. Jakie elementy powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura VAT? Na to pytanie odpowiemy w poniższym artykule.

Obowiązkowe elementy na fakturze VAT

Ustawa o podatku od towarów i usług [Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535] określa elementy, które muszą się znaleźć w fakturze VAT. Zgodnie z tymi przepisami, faktura VAT powinna zawierać datę wystawienia faktury. To w miarę oczywiste - w obrocie profesjonalnym nie ma dokumentu, na którym nie umieszczałoby się dat.

Drugim obowiązkowym elementem każdej faktury jest kolejny numer nadany fakturze w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje dokument.

Faktury VAT tak samo jak recepty, druki L4, czy inne dokumenty muszą być numerowane w sposób ciągły. Właśnie dlatego nawet jeżeli faktura jest błędna (np. wpisaliśmy nieprawidłowy numer konta, czy pomyliliśmy się w nazwie firmy, dla której wykonywaliśmy określone usługi), to i tak nie możemy wyrzucić jej do kosza i ponownie wystawić (tym razem już prawidłowej) faktury o tym samym numerze.

Po trzecie, faktura VAT musi zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. To również raczej nas nie powinno zdziwić. Nawet wszystkie podania, które samodzielnie lub z pomocą rodziców składaliśmy przez wszystkie lata edukacji szkolnej musiały zawierać tego typu dane. Jest to standard dla wszystkich oficjalnych dokumentów.

Czwartym elementem, bez którego faktura VAT nie jest prawidłowa to numer, za pomocą, którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku. Może to być numer NIP (dla osób prawnych) lub numer PESEL dla osób fizycznych.

Piąty obowiązkowy element jest analogiczny do czwartego. Jest to numer, za pomocą, którego nabywca towarów lub usług jest identyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi.

Po szóste, na prawidłowo wystawionej fakturze VAT musi się znaleźć data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, przed dokonaniem określonej czynności dostawy lub świadczenia usług. Taka data musi się znaleźć na fakturze, o ile jest ona określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Siódmym elementem faktury VAT jest nazwa i rodzaj sprzedanego nabywcy towaru lub usługi. To również nie powinno nikogo zdziwić. Faktura VAT zawsze jest wystawiana za wykonanie konkretnej usługi lub za dostarczenie określonego towaru.

Po ósme, na fakturze musi się znaleźć również miara i ilość albo liczba dostarczonych towarów. W przypadku usług, należy wymienić ich zakres. To również bardzo intuicyjny element faktury - skoro już wiemy (element siódmy), co jest przedmiotem fakturowania to musimy wiedzieć, czy w ramach umowy dostarczano jedną sztukę, czy może więcej.

Dziewiątym elementem faktury VAT jest cena jednostkowa dostarczonego towaru lub usługi bez kwoty podatku, czyli cena jednostkowa netto.

Dziesiąty element jest konsekwencją elementu dziewiątego. Na fakturze trzeba zawrzeć kwoty wszelkich opustów lub rabatów, które wpłynęły na cenę zakupu dostarczonych towarów lub usług. Przy czym, upusty, czy rabaty można uwzględnić również w cenie jednostkowej towaru netto, a nie jako osobną pozycje na fakturze. Oczywiście można je umieścić również w osobnym wierszu jako pozycję o nazwie Rabat z ujemną ceną jednostkową.

Jedenasty element to łączna wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku, czyli całkowita wartość sprzedaży netto. Jest to podsumowanie jednostkowych cen netto wszystkich dostarczonych towarów i usług.

Później należy pamiętać, o zawarciu stawki podatku VAT, a wraz z nią sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku. To dwunasty element prawidłowej faktury VAT. Konieczne jest również zawarcie łącznej kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku. Ten element ma numer trzynaście na naszej liście.

Kolejnym elementem, który ustawa nakazuje zawrzeć w fakturze VAT jest kwota należności ogółem. Jest to kwota netto powiększona o należny podatek. Ten element również nie powinien nikogo zdziwić - skoro podajemy ceny jednostkowe netto, sumę cen jednostkowych netto pomnożonych przez liczbę dostarczonych towarów i usług oraz ceny jednostkowe brutto, to musimy również podać kwotę ogółem, czyli sumę jednostkowych cen brutto pomnożoną przez liczbę dostarczonych sztuk towarów czy usług. Jest to kwota, jaką klient musi zapłacić (czy to przelewem, czy gotówką) na rzecz dostawcy towarów, czy usług, który wystawia daną fakturę. Oczywiście tylko część tej kwoty jest przychodem tego podmiotu. Resztę musi on odprowadzić do właściwego urzędu skarbowego.

Dodatkowe wskazówki w zakresie wystawiania faktur VAT

Oprócz powyższego opisu elementów obowiązkowych, które muszą się znaleźć w każdej fakturze VAT, przygotowaliśmy dla Was kilka wskazówek, które mogą się przydać w nietypowych sytuacjach.

Jeżeli dostarczamy towary w postępowaniu egzekucyjnym, to na fakturze VAT należy wskazać nazwę i adres organu egzekucyjnego albo imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres. Przy czym oprócz danych komornika, musimy na fakturze umieścić również dane dłużnika. Te dane (czyli imię i nazwisko lub nazwę oraz adres) umieszczamy w miejscu przygotowanym na dane podatnika.

Są sytuacje, kiedy ustawa o podatku od towarów i usług wymaga umieszczenia na fakturze VAT dodatkowych danych. Jest tak w przypadku świadczenia niektórych usług lub dostawy określonych towarów. Takie dodatkowe wymagania są konieczne, np. przy świadczeniu usług turystycznych, czy w przypadku dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których to czynnością podstawą opodatkowania jest kwota marży, a nie rzeczywista wartość danych towarów. Raczej to intuicyjne rozwiązania, prawda? VAT płacimy od tego, co zarobiliśmy na danej transakcji, czyli od naszej marży, a nie od rzeczywistej wartości usługi czy towaru. Gdyby było inaczej to musielibyśmy zapłacić ogromne podatki, które znacznie przewyższałyby dochody z danej transakcji.

Kolejna wskazówka jest dość oczywista - co do zasady kwoty podatku naliczane od marży, o których mowa powyżej powinny zostać wykazane w złotych. Jeżeli wystawiamy fakturę VAT w walucie obcej, to musimy podstawę opodatkowania przeliczyć na złotówki zgodnie z zasadami przeliczania na złote, które zostały przyjęte dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. To niezręczne sformułowanie ustawowe oznacza to, że nie możemy przeliczyć np. euro czy dolarów według kursu, który nam pasuje, tylko zgodnie ze ściśle określonymi zasadami przeliczania takich kwot wyrażonych w walutach obcych.

Kwoty, które wykazujemy na fakturze VAT należy zaokrąglić do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza należy pominąć, a końcówkę powyżej 0,5 grosza należy zaokrąglić do 1 grosza. Po prostu, żadna waluta na świecie nie ma monet, czy banknotów o wartości mniejszej niż jedna setna jednostki. Właśnie dlatego trzeba kwotę zaokrąglić zgodnie z zasadami matematyki.

I na koniec uwaga podsumowująca. Wszystkie wymienione powyżej (w obu sekcjach) elementy faktury i wskazówki co do jej wystawienia są konieczne do udowodnienia, że wykonaliśmy daną usługę. Tylko faktura wystawiona prawidłowo, tj. zawierająca wszystkie elementy omówione powyżej jest skutecznym dowodem księgowym.

Czy warto podpisać fakturę VAT?

Podpisanie faktury VAT i postawienie na niej swojej pieczątki firmowej zgodnie z przepisami prawa nie jest obligatoryjne już od 2004 roku. Zatem brak podpisu na fakturze VAT nie powoduje jej nieważności. To znaczne ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy dzięki temu mogą łatwość wygenerować i przesłać kontrahentowi fakturę drogą elektroniczną nawet bez jej drukowania i podpisywania.

Rozwiązanie to ma jednak swoje wady. W szczególności, jeżeli nasz kontrahent nie ureguluje zobowiązania powstałego na podstawie faktury VAT. W takim przypadku podpisana przez kontrahenta faktura VAT stanowić będzie istotny i niepodważalny dowód w sprawie o odzyskanie z jej tytułu pieniędzy od kontrahenta. Z kolei brak podpisu na fakturze VAT spowoduje, że faktura nie będzie bezspornym dowodem. Oznacza to, że sąd będzie musiałam przeprowadzić postępowanie dowodowe, aby potwierdzić i udowodnić istnienie zobowiązania. Zatem, o ile brak podpisu może przyspieszyć procedowanie, o tyle spowolni ewentualną windykację sądową.

Kiedy musimy wystawić fakturę VAT?

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług wskazuje sytuacje, kiedy osoba prowadząca działalność gospodarczą musi wystawić fakturę VAT. Omówmy ją zatem w szczegółach.

Sprzedaż, dostawa i świadczenie usług

Pierwszą sytuacją, kiedy wystawienie faktury VAT jest obowiązkowe jest sprzedaż i co za tym idzie, również dostawa i świadczenie usług, które zostało dokonane na rzecz innego podatnika (czyli podmiotu będącego polskim rezydentem podatkowym). Oczywiście mówimy zarówno o osobach fizycznych, jak i o osobach prawnych.

Sprzedaż wysyłkowa

Druga sytuacja, w której wystawienie faktury VAT to konieczność to sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju, a także sprzedaż wysyłkowa na terytorium kraju. To po prostu inny typ wykonania umowy sprzedaży. To raczej intuicyjne, że każda sprzedaż, niezależnie od jej formy, musi zostać opodatkowana.

Dostawa towaru na terenie UE

Trzeci przypadek, kiedy faktura VAT jest obowiązkowa to dostawa towaru na terenie rynku wewnętrznego Unii Europejskiej. Również ta sytuacja nie powinna budzić naszych wątpliwości, ponieważ już od 2004 r. korzystamy z przywilejów członkostwa w UE.

Otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży

Ostatnia sytuacja, w której musimy wystawić fakturę VAT to otrzymanie przez podatnika całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży albo sprzedaży wysyłkowej, jeżeli zapłata dotyczy dostawy lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje z tytułu innych przepisów ustawy o VAT (dotyczy to m.in. dostawy energii elektrycznej, cieplnej, gazu, a także świadczenia usług telekomunikacyjnych czy też stałej obsługi prawnej itp.).

Na koniec przypominamy, że w przypadku sprzedaży zwolnionej przedmiotowo od podatku na podstawie przepisów ustawy o VAT (czyli np. sprzedaży usług takich jak świadczenie usług pomocy społecznej, czy usług transportu sanitarnego) podatnik nie musi wystawiać faktury VAT. Oczywiście, jeżeli chce wystawiać takie faktury, to może to robić, ale jedynie w celu dokumentowania czynności, a nie w ramach obowiązku podatkowego nałożonego przez państwo.

Faktura VAT w formie elektronicznej

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług umożliwiają również wystawienie i przesłanie faktury VAT w formie elektronicznej. Przy czym należy pamiętać, że stosowanie takich faktur wymaga akceptacji ze strony odbiorcy faktury. W przypadku takich faktur, podatnik, który dokonuje sprzedaży (lub oczywiście upoważniona przez niego osoba do wystawiania faktur) ma obowiązek przesłać lub udostępnić fakturę elektroniczną nabywcy.

Nabywca ma obowiązek także przesłać lub udostępnić podatnikowi fakturę, jeżeli został upoważniony do wystawienia faktury zgodnie z zasadami wynikającymi z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika, który dokonuje sprzedaży.

Wystawienie faktury w formie elektronicznej nie zwalnia podmiotu, który ją wystawił od obowiązku przechowywania takich faktur w swojej dokumentacji.

Faktura VAT pro-forma

W obrocie gospodarczym faktura VAT pro-forma ma zastosowanie jako oferta zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usług. Nie jest ona dokumentem księgowym. Nie stanowi także dowodu zawarcia transakcji między stronami. Najczęściej wystawiana jest w celu uzyskania przedpłaty lub zaliczki od nabywcy.

Zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego [Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93] fakturę VAT pro-forma możemy potraktować jako ofertę. Na podstawie art. 66 § 1 Kodeksu Cywilnego oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia przyszłej umowy. Faktura VAT pro-forma zawiera wszystkie dane, które są potrzebne do zawarcia standardowej umowy kupna - sprzedaży, a więc: oznaczenie stron, przedmiot sprzedaży oraz termin płatności.

Opłacenie faktury VAT pro-forma przez kontrahenta powoduje zawarcie z nim umowy kupna - sprzedaży poprzez przyjęcie złożonej przez wystawcę faktury oferty.

Faktura pro-forma może być także przyrzeczeniem dostarczenia usługi lub towaru po wskazanej cenie po wniesieniu zaliczki albo całej kwoty zamówienia. Faktura pro-forma, może, więc opiewać na całą kwotę zamówienia, bądź jedynie na jej część zaliczkową.

Analizując charakter faktury pro-forma warto przywołać wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 3 grudnia 2010r., w którym sąd stwierdził, co następuje:

„Faktura pro forma to dokument będący zapowiedzią lub propozycją faktury (zwykle faktury VAT). Nie jest dokumentem księgowym. Faktura pro forma pełni rolę oferty handlowej. Teoretycznie i praktycznie, może się zdarzyć, że faktura pro forma nie pokrywa się z fakturą ostateczną. Zatem faktura pro forma jest dokumentem, który jest zapowiedzią, że kiedyś zostanie wystawiona zwykła faktura, lecz nie jest dokumentem księgowym. W obrocie handlowym faktura pro forma pełni jedynie rolę pewnego rodzaju oferty zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usług. Zapowiada, że w przyszłym okresie zostanie wystawiona właściwa faktura VAT. Ponadto wystawienie faktury pro formy nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury na zasadach ogólnych, skoro ta nie jest dowodem dokonania transakcji, ani dowodem księgowym, a co za tym idzie na jej podstawie nie ma możliwości ujmowania jej w księgach podatkowych”.

Tak więc podsumowując powyższy wywód sądu, można powiedzieć, że faktura pro-forma jest ofertą w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego, która po dokonaniu zapłaty staje się zawartą umową kupna - sprzedaży.

Pieczęć prewencyjna na fakturze VAT

Pieczęć prewencyjna to informacja, która jest umieszczana na fakturze VAT. Jej zadaniem jest poinformowanie kontrahenta, co stanie się w sytuacji braku terminowego uregulowania zobowiązania. Otóż w razie braku płatności w terminie, konsekwencją, która spotka nierzetelnego kontrahenta zgodnie z zawartą na pieczęci prewencyjnej informacją jest przekazanie przez wystawiającego fakturę VAT sprawy profesjonalnej firmie windykacyjnej tuż po upływie terminu płatności faktury VAT.

Umieszczenie pieczęci prewencyjnej na fakturze VAT ma zatem zmotywować dłużnika do uregulowania zobowiązania jak najszybciej - tak, aby uniknąć kontaktu z profesjonalnym podmiotem, który zajmuje się windykacją.

Z naszych badań wynika, że używanie pieczęci prewencyjnej znacznie przyczynia się do ograniczenia liczby przeterminowanych zobowiązań i dzięki temu znacząco poprawia płynności finansową podmiotów, które ją stosują.

Jedną z firm, która oferuje pieczęci prewencyjne jest Vindicat.pl. Nasza pieczęć prewencyjna to część systemu do samodzielnej windykacji online, który umożliwia skuteczne odzyskiwanie pieniędzy za pomocą specjalnej aplikacji.

Pieczęć prewencyjna w systemie do samodzielnej windykacji online Vindicat.pl stanowi jeden z elementów z obszaru prewencji. Jej głównym celem jest poinformowanie kontrahenta, że w przypadku opóźnień w płatności za fakturę VAT obsługą sprawy zajmie się Vindicat.pl, czyli profesjonalny i skuteczny podmiot, który odzyskał już nie jedną należność na rzecz swoich klientów.

Aby skorzystać z pieczęci prewencyjnej w Vindicat.pl należy założyć konto w systemie Vindicat.pl, a następnie zalogować się do oferowanego przez nas systemu do samodzielnej windykacji online i wejść na zakładkę „Windykuj samodzielnie”. Następnie należy kliknąć na „Moje dokumenty” i tam na liście dokumentów znajduje się pieczęć prewencyjna. Można ją pobrać w dwóch formatach - w formacie .jpg oraz w formacie .png. Teraz wystarczy umieścić ją na stosowanym przez nas wzorze faktury. Dzięki temu nasi kontrahenci będą znacznie bardziej zmotywowani do terminowego regulowania zobowiązań względem nas.

Już dziś zarejestruj się i odzyskaj pieniądze od Twojego kontrahenta!
Zacznij już dziś »