Jak zaplanować i wdrożyć proces windykacji w przedsiębiorstwie?

Jak wiesz planowanie i wdrożenie skutecznego procesu windykacji, jest jednym z kluczowych elementów wspierających płynność finansową przedsiębiorstwa. Wcześniejsze przygotowanie planu, adekwatnie dobrane narzędzia oraz sprawna komunikacja z klientami znacznie zwiększą skuteczność działań windykacyjnych. Pamiętaj, że każdy przypadek jest inny, dlatego dopasuj działania windykacyjne do potrzeb własnej firmy. W artykule znajdziesz wiele pomocnych informacji i praktycznych wskazówek na ten temat. Zapraszamy do lektury.

Pamiętaj, że dobrze zaplanujesz windykację, dopiero wtedy, kiedy zrozumiesz potrzeby windykacji

Uda ci się wdrożyć proces windykacji, jeśli najpierw zrozumiesz jego znaczenie. Po pierwsze przeanalizuj, jakie ryzyka niesie za sobą opóźnienie w płatnościach. Problemy finansowe klientów mogą się zdarzyć, ale ważne jest, aby zidentyfikować powtarzające się przypadki oraz zrozumieć ich przyczyny. Doświadczenie pokazuje, że nie warto pochopnie zawierać nowych relacji biznesowych. Zanim podpiszesz umowę gruntowanie, zbadaj możliwości finansowej kontrahenta. Dzięki temu zminimalizujesz problemy w przyszłości.

Przy wdrażaniu windykacji niezbędne jest przygotowanie spójnego firmowego podejścia do windykacji

Zacznij od opracowania najważniejszych zasad dotyczących windykacji w Twojej firmie. Tworzenie polityki windykacji powinno być priorytetem. Uchroni Cię to przed nieplanowanym działaniem, za którym często idą błędy.

Zasady firmowej windykacji dotyczą:

• Terminów płatności - ustal jednoznaczne terminy płatności w umowach.
• Procedury przypomnienia - określ, kiedy i jak będą wysyłane przypomnienia o płatności (np. 7 dni przed terminem, w dniu terminu oraz 7 dni po terminie).
• Zasady eskalacji - jakie kroki podejmować w przypadku braku płatności, np. pierwsze przypomnienie, kontakt telefoniczny, a następnie formalne wezwanie do zapłaty.

Kolejnym ważny elementem jest klasyfikacja długów według wieku:

• 30 dni,
• 60 dni,
• 90 dni.

Taka klasyfikacja pozwala na optymalne dostosowanie działań windykacyjnych. Długi krótkoterminowe mogą wymagać mniej formalnych działań, podczas gdy długi długoterminowe powinny być traktowane bardziej poważnie.

O wdrażaniu windykacji można pisać wiele, ale nawet najlepiej opracowana polityka windykacji nie zadziała bez ludzi, którzy będą przestrzegali jej zasad. Dlatego naprawdę kluczowym elementem skutecznej windykacji jest odpowiednie przeszkolenie zespołu. Możesz zorganizować warsztaty, podczas których pracownicy mogą ćwiczyć umiejętności komunikacyjne oraz negocjacyjne w kontekście windykacji.

Szkolenia powinny obejmować:

• zapoznanie z zasadami polityki windykacji, ponieważ pracownicy muszą znać procedury i zasady.
• kursy z komunikacji, ponieważ umiejętność skutecznego rozmawiania z klientami oraz radzenia sobie w trudnych sytuacjach jest niezbędna.

Po szkoleniu zaproponuj wszystkim dostęp do materiałów szkoleniowych, aby każdy pracownik mógł skorzystać z wiedzy, kiedy poczuje taką potrzebę.

Jakie narzędzia i technologie wspierają wdrażanie procesu windykacji w przedsiębiorstwie?

Działanie wspierające windykację możesz podjąć jeszcze zanim stanie się ona faktycznie potrzebna. Jednym z szeroko dostępnych rozwiązań jest monitoring płatności. Regularne monitorowanie skuteczności procesu windykacji znacznie skraca czas odzyskiwania należności, a w wielu przypadkach pozwala zapobiec ich powstawaniu

Ustal wskaźniki KPI takie jak:

• procent odzyskanych należności, który mierzy skuteczność działań,
• średni czas windykacji, który pozwala ocenić, jak szybko przedsiębiorstwo reaguje na zaległości.
• koszty związane z procesem windykacji, śledzenie wydatków związanych z windykacją pozwala na optymalizację kosztów.

Niektóre z wybranych wskaźników efektywności, warto mierzyć regularnie. Możesz korzystać z narzędzi do raportowania, aby mieć dostęp do aktualnych danych. Co kwartał dokonuj też przeglądu wyników, aby ocenić, które strategie działają, a które wymagają poprawy.

Wykorzystując dedykowane narzędzia, szybko przekonasz się, że windykację można przeprowadzić krok po kroku. Ograniczysz nagłe, nieprzemyślane działania, co znacząco wpływa na skuteczność windykacji.

Jednym z takich narzędzie jest zdecydowanie oprogramowanie do zarządzania należnościami. Program pozwala automatycznie wygenerować faktury, przypomnienia oraz będzie wysyłał raporty stanu należności. Dzięki kompleksowej obsłudze należności szybciej znajdziesz problematyczne płatności, a także prześledzisz interakcje z klientami. W tym przypadku dość oczywistym wyborem jest przeprowadzenie windykacji w systemie do automatycznej windykacji. System odciąża zespół oraz całościowo usprawnia pracę, m.in. poprzez automatyczne wysyłanie przypomnień o zaległych płatnościach.

Działaj, zanim pojawi się problem

Tak często, jak tylko możesz, wybieraj działania prewencyjne. Aby wdrożyć działania prewencyjne w swoim dziale windykacji, zacznij od wprowadzenia tych kilku praktyk:

• weryfikacja klientów - zanim rozpoczniesz współpracę z nowym partnerem biznesowym, sprawdź dokładnie jego bieżącą sytuację finansową i historię zadłużenia,
• klarowne warunki płatności - ustalenie warunków płatności przed wykonaniem zadania zwiększy szanse na pomyślną i terminową płatność,
• regularne monitorowanie klientów - nawet jeśli na początku współpracy klient nie mierzył się z problemami finansowymi, warto co jakiś czas sprawdzić, jak aktualnie wygląda jego sytuacja finansowa.

Krótko mówiąc, pamiętaj, aby zawsze, zanim rozpoczniesz współpracę z nowym klientem, zawsze wykonaj analizę ryzyka. Podpowiadamy, jak pobrać raport z BIG InfoMonitor.

Bardzo ważnym elementem windykacji jest poprawna komunikacja z klientami i regularny monitoring płatności

Jeśli stoisz przed wyzwaniem, jakie niesie ze sobą windykacji, zapewne targają Tobą negatywne emocje. Jednak ważne jest, aby w takiej sytuacji zachować spokój. Wszystkie komunikaty wysyłane dłużnikowi muszą być skonstruowane w kulturalny i profesjonalny sposób.

Komunikując się z klientem, pamiętaj, aby zadbać o:

• ton komunikacji - wyraź się jasno, ale z szacunkiem do klienta. Zdarza się, że opóźnienie w płatnościach można łatwo wytłumaczyć, dlatego nie warto burzyć relacji biznesowym zbyt pochopnym osądem,
• kanał komunikacji - jeśli masz problem z dotarciem do klienta, możesz skontaktować się z nim wszystkimi kanałami, które wcześniej wskazał klient np. e-mail, telefon, SMS. Najlepiej dostosuj wysyłane monity do konkretnego klienta, biorąc przy tym pod uwagę historię współpracy oraz styl komunikacji, który preferuje dany klient.

Zaplanuj każdy etap windykacji. Nawet jeśli spodziewasz się polubownego zamknięcia sprawy, przygotuj się na sprawę sądową z nieuczciwym dłużnikiem

Oczywiście, najlepiej byłoby, gdyby udało się rozwiązać nieprzyjemną kwestię już na etapie windykacji polubownej, jednak, aby działania polubowne były skuteczne, trzeba przeprowadzić je w umiejętny sposób. Kiedy przypomnienia za pomocą wiadomości nie przynoszą efektów, spróbuj umówić spotkanie z dłużnikiem i osobiście omówić sytuację. Jeśli dłużnik nie odpowiada, albo unika płatności, nie wahaj się wysłać formalne wezwanie do zapłaty.

Już na etapie tworzenia firmowej polityki windykacji, ustal wyraźne zasady dotyczące podejmowanych działań. Dzięki temu płynnie przejdziesz do wysyłania wezwań do zapłaty skierowania sprawy do sądu. Kiedy długi są wysokie lub klienci unikają kontaktu, musisz działać. Przy tworzeniu polityki windykacji uwzględnij sytuacje, kiedy zaangażowanie prawnika jest uzasadnione. Z pomocy prawnej możesz skorzystać już na etapie konstruowania pism sądowych.

System Vindicat, czyli gotowy plan oraz profesjonalna windykacja

Windykacja nie musi być uciążliwa, wystarczy, że zdecydujesz się na jedno kompletne narzędzie. Takie rozwiązanie proponuje system Vindicat, czyli system do automatycznej windykacji online oraz monitoringu płatności. Korzystając z naszego systemu, możesz zrezygnować z konieczności tworzenia całego wewnętrznego działu windykacji, ponieważ system zapewnia automatyczną windykację. Dlatego w tym przypadku do egzekwowania płatności wystarczy jedna osoba, która będzie co jakiś czas zatwierdzała najważniejsze operacje.

Automatyczna windykacja z Vindicat, to też oszczędność czasu i środków, które zużyjesz, wykonując windykację ręcznie. Dzięki systemowi Vindicat możesz też uniknąć konieczności konsultowania z prawnikiem poprawności pism windykacyjnych i sądowych.

Vindicat wśród swojej bogatej oferty proponuje również swoim klientom dostęp do pieczęci prewencyjnej, która dla wielu dłużników, jest bodźcem do szybszego uregulowania należności. Pieczęć informuje dłużników, że jeśli pojawią się problemy z płatnościami, to windykację poprowadzi kancelaria windykacyjna Vindicat.

W Vindicat dokładnie wiesz, czego możesz się spodziewać i za jaką cenę. Nasz cennik obejmuje dwie propozycje:

• rozliczenie w modelu abonamentowym, od 169 zł miesięcznie,
• rozliczenie w modelu prowizyjnym, 8% od odzyskanej wierzytelności.

Postaw na nowoczesną automatyczną windykację i zarejestruj się już teraz w systemie Vindicat.

FAQ: