Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta krajowego i zagranicznego?

Jeśli prowadzisz firmę i zależy Ci na tym, aby odnieść sukces w biznesie, należy dobrać rzetelnych partnerów do współpracy. Nie wystarczy tylko zrealizowanie jednego zamówienia dla swojego partnera. Nie ma żadnej gwarancji, że kolejne będą przebiegać bezproblemowo. Sytuacja finansowa firm się zmienia, coraz więcej przedsiębiorstw małych i średnich traci płynność finansową. Sprawdzając wiarygodność partnerów biznesowych masz szansę uniknąć ryzyka utraty pieniędzy i towaru oraz zabezpieczyć przed odpowiedzialnością podatkową. Poniżej znajdziesz kilka sposobów, dzięki którym możesz sprawdzić potencjalnych kontrahentów z Polski i z zagranicy.

Sposób 1 - Sprawdź informacje na forach i na portalach społecznościowych

Poszukiwanie informacji o potencjalnym kontrahencie, rozpocznij od zapoznania się z informacjami, które są dostępne o nim w internecie. Zwróć uwagę na opinie, które znajdują się o nim na forach internetowych. Sprawdź także portale społecznościowe: Facebooka, Instagrama, przejrzyj konta firmowe na: LinkedInie i Google+. Pamiętaj o tym, że konta firmowe, które są najczęściej aktualizowane, są najwiarygodniejsze. Dzięki nim dowiesz się, czym aktualnie pracują, jakie produkty i usługi promują w danym momencie, jakie inicjatywy społeczne podejmują, itp. Ułatwią Ci oszacowanie budżetu marketingowego danego podmiotu, i ocenienie ogólnej sytuacji finansowej firm.

Sposób 2 - Przeglądaj prasę elektroniczną

Inną metodą weryfikacji kontrahentów krajowych, którą możesz wykorzystać jest przeglądanie prasy elektronicznej. Znajdziesz w niej informacje o tych największych podmiotach i małych firmach. Jeżeli nie ma o firmie żadnych informacji o firmie, to jest to także dobry znak dla Ciebie.

Podczas sprawdzania informacji ich jakość ma ogromne znaczenie

Nie wszystkie informacje, które są dostępne w internecie, są wiarygodne. Niektóre opinie czy wpisy mogą pochodzić od nieuczciwych pracowników, czy konkurencji, której zależy na tym, aby zaszkodzić firmie, którą sprawdzasz. Pamiętaj także o tym, że Polacy mają większą tendencję do narzekania niż chwalenia. Jeden niezadowolony klient powie co najmniej 10 znajomym o swoich złych doświadczeniach, a jeden zadowolony - góra jednej lub dwom osobom.

Jeżeli trafisz na wiele negatywnych informacji o danym podmiocie odnoszących się do jednego aspektu działalności, może to oznaczać, że pozostawił je jeden niezadowolony klient. Za najbardziej wiarygodne informacje, możesz uznać opinie wystawione na Allegro, ponieważ może je wystawić osoba, która kupiła dany produkt.  O wiarygodności opinii może świadczyć, liczba wystawionych opinii negatywnych i pozytywnych.

Sposób 3 - Przejrzyj rejestry publiczne, jeżeli weryfikujesz kontrahentów krajowych

Jeżeli wolisz sprawdzać informacje o kontrahentach krajowych, używając oficjalne metody, wykorzystaj rejestry publiczne. Za ich pomocą sprawdzisz, czy dany podmiot zarejestrował działalność gospodarczą i czy jest podatnikiem VAT, wystarczy że wykorzystasz do tego NIP i REGON.

Czym jest NIP i REGON?

W Polsce każda działalność gospodarcza jest na mocy prawa zobowiązana do posiadania dziesięciocyfrowego numeru NIP (który jest numerem identyfikacji podatkowej) oraz numeru REGON (jest to numer podmiotu w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej). Znając oba te numery, możesz w prosty sposób i bez ponoszenia kosztów pozyskać wiele cennych informacji o kontrahencie. Możesz np. sprawdzić go w Portalu informacyjnym Głównego Urzędu Statystycznego pod adresem: www.stat.gov.pl/regon, czy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub w Krajowym Rejestrze Sądowym, o których więcej poniżej.

Na stronie internetowej Głównego Urzędu Statystycznego dostępna jest wyszukiwarka podmiotów gospodarki narodowej, czyli rejestr REGON. Wpisując tam numer NIP lub numer REGON kontrahenta, uzyskamy podstawowe informacje na temat jego przedsiębiorstwa, takie jak: adres siedziby, dane założycieli, pełną oficjalną nazwę, wszelkie numery identyfikacyjne, w tym w szczególności numer wpisu do rejestru KRS.

Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta w CEIDG i KRS?

Weryfikowanie kontrahenta w publicznych rejestrach, powinneś zacząć od KRS-u i CEIDG. Dzięki tym rejestrom sprawdzisz podmiotowość prawną swojego potencjalnego kontrahenta.

CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej to rejestr, w którym znajdziemy informacje o jednoosobowych działalnościach gospodarczych i o spółkach cywilnych. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej to spis przedsiębiorców, którzy są osobami fizycznymi działającymi na terenie Polski. W CEIDG znajdziemy m.in. podstawowe informacje na temat tych podmiotów oraz dane adresowe miejsc, gdzie prowadzą swoją działalności. Nie uzyskasz informacji o miejscu zamieszkania kontrahenta, ponieważ są to utajnione dane dotyczące sfery życia prywatnego. Co ważne zgodnie z prawem domniemywa się, że dane wpisane do CEIDG są prawdziwe. Jeśli szukasz informacji o kontrahencie, wystarczy, że wejdziesz w wyszukiwarkę CEIDG. Nie musisz wpisywać do niej wszystkich danych, możesz podać tylko numer NIP lub REGON. Znajdziesz w niej dane:

• imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP, REGON;
• datę rozpoczęcia działalności, datę jej zawieszenia i wznowienia;
• status (przedsiębiorca aktywny, zawieszony;
• adres siedziby firmy;
• rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej;
• dane kontaktowe takie jak: numer telefonu i email, jeśli nie zostały zastrzeżone;
• dane pełnomocników firmy;
• informacje dotyczące upadłości, postępowania naprawczego, czy postępowania restrukturyzacyjnego;
• dodatkowo, jeśli szukasz informacji spółki cywilnej, sprawdzając rejestr CEIDG, otrzymasz informacje o wspólnikach spółki;

KRS, czyli Krajowy Rejestr Sądowy zawiera dane spółek i innych podmiotów, które mają osobowość prawną. Oba te rejestry są dostępne w Internecie - pierwszy pod adresem: firma.gov.pl, a drugi - ems.ms.gov.pl. Poniżej dodatkowe szczegóły o każdym z tych rejestrów.

W KRS znajdziesz dane podmiotów mających osobowość prawną, czyli w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wszelkie dane zawarte w tym rejestrze są jawne, publicznie dostępne i wiarygodne. Co więcej dostęp do niego jest bezpłatny, każdy może z niego skorzystać i pobrać darmowe wydruki. Weryfikując dane swojego kontrahenta w KRS, w szczególności zwróć uwagę na:

1. sposób reprezentacji spółki m.in. prokurenta i jego uprawnienia, jej wspólników i członków (dzięki nim będziesz wiedział z kim, możesz podpisać skutecznie umowę)
2. wysokość kapitału zakładowego/akcyjnego;
3. jeśli spółka wniosła o likwidację, to spójrz na informację o likwidacji;
4. informację o datach złożenia sprawozdań;

Szczególnie istotny jest dział 4 wpisu w KRS, ponieważ znajdują się w nim informacje dotyczące ustanowienia kuratora dla spółki, otwarcia postępowania likwidacyjnego, o jej przekształceniach, podziale itd.

Dlaczego warto sprawdzić wiarygodność kontrahenta w Urzędzie Skarbowym i Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych?

Informacje o kontrahencie możesz sprawdzić w Urzędzie Skarbowym i Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. W obu tych miejscach możesz zweryfikować obecny stan finansowy swojego potencjalnego kontrahenta. Jak to zrobić? Wystarczy, że złożysz wniosek o sprawdzenie, czy dany podmiot nie zalega z należnościami publicznoprawnymi. Taki wniosek możesz złożyć zarówno do ZUS-u, jak i do Urzędu Skarbowego. Dodatkowo Urząd Skarbowy możesz poprosić o stwierdzenie, czy nasz potencjalny kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.

Jest to bardzo tani i efektywny barometr aktualnego stanu finansów kontrahenta. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o braku zaległości podatkowych kosztuje jedynie 21 złotych. Natomiast Zakład Ubezpieczeń Społecznych wystawia zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami zupełnie za darmo. Co ważne, jeśli podmioty nie mają zaległości, to takie zaświadczenia możesz uzyskać praktycznie od ręki. Jednak trzeba pamiętać o tym, że o te zaświadczenia musi wystąpić nasz potencjalny kontrahent. Nie możemy go więc zweryfikować w ZUS-ie, czy w Urzędzie Skarbowym bez jego wiedzy. Jedyną informację, jaką możemy uzyskać bez ingerencji podmiotu, o którym poszukujemy informacji to fakt bycia lub nie czynnym płatnikiem VAT, jednak ta informacja jest oczywiście ważna, acz ni decydująca.

Czy dane kontrahenta znajdują się na białej liście?

Sprawdzając wiarygodność kontrahenta, zwróć uwagę na to, czy dane znajdują się na Wykazie podatników VAT, tzw. Białej liście. Zawarte są w nim informacje:

• imię i nazwisko albo nazwa firmy;
• tym, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT aktualnie i w interesującym Cię okresie;
• Daty: rejestracji jako czynnego podatnika VAT i wykreślenia z rejestry oraz powód odmowy rejestru;
• Numer rachunku bankowego zarejestrowanego i potwierdzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej;

Pamiętaj o tym, że szczególnie ważne jest to, czy kontrahent znajduje się na Białej liście, jeśli chcesz wpłacać na jego konto pieniądze powyżej kwoty 15 000 złotych. Jeśli jego numer rachunku bankowego nie będzie znajdował się na niej, możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności solidarnej za jego zaległości podatkowe.

Sposób 3 Sprawdź, czy kontrahent ma długi

Wiarygodność naszego potencjalnego kontrahenta pod względem płynności finansowej możemy sprawdzić również w rejestrach dłużników. Są to instytucje, które gromadzą informacje o historii kredytowej (pozytywnej i negatywnej) danego podmiotu oraz podmioty te prowadzą listy dłużników.

W Polsce istnieje pięć biur informacji gospodarczej: ERIF Biuro Informacji Gospodarczej, BIG InfoMonitor, Krajowy Rejestr Długów BIG (KRD), Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej (KBIG) oraz Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych (KIDT).

Rejestr Dłużników Niewypłacalnych

W KRS oprócz danych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, które mają osobowość prawną, znajdują się również dane dłużników niewypłacalnych w tym: podmiotów prawnych i osób prywatnych. Automatycznie trafiają do niego np. dłużnicy alimentacyjni oraz osoby, którym sąd zabronił prowadzenia działalności gospodarczej, czy zasiadania w organach spółek. Banki zgłaszają do niego osoby, które nie spłacają zaciągniętych kredytów hipotecznych, czy gotówkowych, etc. To bardzo przydatny rejestr - jeżeli dane Twojego potencjalnego kontrahenta znajdują się w nim, nie rozpoczynaj z nim współpracy. Jeśli chcesz odnaleźć firmę w rejestrze dłużników musisz znać jego RDN, jest to numer, pod którym wpisany jest dłużnik. Możesz otrzymać informację o nim po złożeniu wniosku do Centralnej Informacji KRS. Stamtąd dostaniesz zaświadczenie o wszystkich numerach RDN. Za wniosek zapłacisz 15 złotych.

Wywiadownie gospodarcze

Wywiadownie gospodarcze są prywatnymi podmiotami, które zweryfikują kontrahenta na twoje zamówienie. Przedstawią Ci dane z rejestrów, zawierające informację także o wysokości posiadanego zadłużenia. Usługi wywiadowni gospodarczych są płatne.

Giełda długów Vindicat

Jeśli chcesz sprawdzić wiarygodność kontrahenta, sprawdź, czy dane twojego kontrahenta znajdują się na Giełdzie Długów Vindicat. Wystarczy, że wpiszesz takie dane jak: NIP dłużnika, jego nazwę i miejscowość. Giełda długów Vindicat jest platformą, która wysoko pozycjonuje się, dzięki temu znalezienie informacji o potencjalnym dłużniku, zajmie Ci dosłownie kilka minut. Z giełdy długów Vindicat, możesz skorzystać także, jeśli kontrahent nie ureguluje płatności wobec Ciebie w uzgodnionym terminie, ponieważ będziesz mógł umieścić jego dane w niej.

Sposób 4 Skontaktuj się z poprzednimi klientami przyszłego partnera biznesowego

Kolejny sposób na weryfikację kontrahentów krajowych to kontakt z poprzednimi klientami firmy. Oczywiście to samo możesz zrobić w przypadku kontrahentów zagranicznych, jednak jest to znacznie utrudnione. Pozostają jedynie środki komunikacji na odległość, a kontaktując się z nieznajomymi przez Internet nigdy nie jesteśmy pewni, jakiej jakości informacje dostaniesz.

Sposób 5 Skorzystaj z usług detyktywistycznych

Skorzystaj z usług detektywistycznych, pamiętaj o tym, że możesz ponieść dużo wyższe koszty. Na twoje zlecenie detektyw zweryfikuje wiarygodność kontrahentów polskich i zagranicznych.

Oczywiście ze względu na dość wysoki koszt usług detektywistycznych, polecamy taką weryfikację kontrahentów tylko w przypadku naprawdę poważnych i wysoko kapitałowych przedsięwzięć.

Swoisty wywiad gospodarczy dokonany przez firmę detektywistyczną może okazać się strzałem w dziesiątkę. Często tylko detektywi zobaczą złą sytuację finansową danej firmy, mimo formalnie solidnej otoczki, na którą nabierają się podmioty państwowe niedysponujące znacznymi środkami na dogłębną weryfikację informacji zgłaszanych przez przedsiębiorców.

Wiele agencji detektywistycznych pomaga kompleksowo sprawdzić wiarygodność kontrahenta poprzez ocenienie bezpieczeństwa i prawdziwości planowanej współpracy. Szczegółowo badają wypłacalność potencjalnego kontrahenta. Sprawdzają jak przebiegała współpraca danej firmy z jej poprzednimi kontrahentami, wykrywają każdą nieprawidłowość. Wywiad gospodarczy daje także możliwość odnalezienia powiązań personalnych i kapitałowych firm. A to może być bardzo cenna informacja, jeżeli np. chcesz uniknąć nawiązywania relacji z podmiotami, które współpracują z naszymi największymi konkurentami.

Produktem, który otrzymasz od agencji detektywistycznej jest kompleksowy raport. Zawiera charakterystykę firmy, jej przeszłość, aktualny stan finansowy, kontrahentów, z którymi danemu podmiotowi dobre się współpracowało etc.

Jak sprawdzić kontrahentów zagranicznych?

A co jeżeli twoim kontrahentem jest firma zagraniczna? Również w takim przypadku powinneś zachować dużą ostrożność i sprawdzić wiarygodność przed rozpoczęciem współpracy.

System VIES

Jeżeli naszym potencjalnym kontrahentem jest firma z Unii Europejskiej to warto skorzystać z systemu VIES. Co oznacza ta nazwa? VIES to VAT Information Exchange System.

Szczegółowe informacje o tym systemie można odnaleźć na stronie Komisji Europejskiej pod adresem https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/vat/eu-vat-rules-topic/vies-vat-information-exchange-system-enquiries_en. Jest tam również dostępna wyszukiwarka podmiotów. Aby znaleźć w bazie danych dany podmiot, trzeba podać numer NIP danego przedsiębiorcy i kraj, w którym jego działalność jest zarejestrowana.

Większość państw wchodzących w skład Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) umożliwia bezpłatny dostęp do rejestrów publicznych. Są one zwykle dostępne na stronach internetowych. Oczywiście możesz tam znaleźć podstawowe informacje na temat interesującego nas przedsiębiorstwa, jednak może się okazać, że dany rejestr jest dostępny tylko w języku danego państwa. Oprócz rejestrów krajowych odpowiadających naszemu KRS-owi i CEIDG, warto poszukiwać odpowiedników Rejestru Dłużników Niewypłacalnych. Znajdziemy tam informacje o podmiotach znajdujących się w upadłości lub likwidacji.

Przykładowe rejestry państw europejskich

Poniżej podajemy kilka przykładowych rejestrów, w poszczególnych państwach europejskich.

W Wielkiej Brytanii dane firm podlegające obowiązkowi rejestracji są dostępne w Companies House pod adresem: https://www.gov.uk/get-information-about-a-company.

W Niemczech spotkamy się z rejestrem zawierającym informacje o podmiotach gospodarczych pod adresem www.handelsregister.de lub www.unternehmensregister.de.

Z kolei w Norwegii dostępny jest European Business Register pod adresem w2.brreg.no/ebr/.

A we Francji znajdziemy rejestr firm pod adresem www.greffe-tc-paris.fr/en/ lub www.infogreffe.fr.

Inne sposoby

Informacji o zagranicznych kontrahentach możesz szukać również przy pomocy podmiotów publicznych lub prywatnych. Zawsze warto kontaktować się z polskimi konsulatami, czy z zagranicznymi izbami handlowymi z siedzibą w Polsce. W ostateczności (bo jest to rozwiązanie najbardziej kosztowne) możesz sięgnąć po pomoc wywiadowni gospodarczych, o czym wspominaliśmy wcześniej.

Jakie informacje powinieneś w szczególności sprawdzić, weryfikując wiarygodność kontrahenta?

Sprawdzając informacje o swoim partnerze biznesowym, powinieneś zwrócić szczególną uwagę na niektóre z nich. Do najważniejszych należą:

1. Czy kontrahent prowadzi „wirtualną działalność”, dowiedz się, czy ma pracowników, biuro, numer telefonu itd.
2. Kim jest kontrahent lub osoba reprezentująca go
3. Jak odbywa się kontakt z nim, czy przez komunikatory, czy możliwy jest także osobisty
4. Czy posiada koncesje i zezwolenia.

Wykorzystaj powyższe sposoby, skorzystaj także z giełdy długów Vindicat i przeprowadzaj bezpieczne transakcje handlowe.