Dlaczego firmy tracą płynność finansową i jak temu zapobiec?

Płynność finansowa to fundament każdej firmy. Bez niej nawet prosperujące przedsiębiorstwo może znaleźć się w tarapatach. Z naszego doświadczenia wynika, że jednym z najczęstszych powodów upadłości firm nie jest brak rentowności, ale brak gotówki na bieżące zobowiązania. W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego firmy tracą płynność finansową i jak można temu skutecznie przeciwdziałać.

Znasz najczęstsze przyczyny utraty płynności finansowej?

Opóźnienia w płatnościach od klientów to problem, który dotyka wielu przedsiębiorców. Długie terminy płatności, a także brak terminowości ze strony klientów, mogą prowadzić do poważnych trudności finansowych, szczególnie w małych i średnich firmach.

Oto kilka kluczowych przyczyn oraz potencjalne rozwiązania tego problemu:

• zbyt długie terminy płatności,
• niedostateczna kontrola nad procesem fakturowania,
• problemy finansowe klientów.

Niektóre firmy oferują swoim klientom długie terminy płatności np.:

• 30 dni,
• 60 dni,
• 90 dni.

Takie terminy znacznie wydłużają cykl obiegu gotówki. Z tego powodu firma może napotkać trudności w regulowaniu swoich zobowiązań w terminie. Brak odpowiedniej organizacji w firmie, niedokładność w fakturowaniu lub pomyłki mogą prowadzić do opóźnień w płatnościach.

Klienci mogą opóźniać płatności, jeśli nie otrzymali faktury na czas lub jeśli zawiera ona błędy. Opóźnienia mogą być także wynikiem trudności finansowych u klientów, którzy mają problem z płynnością finansową i nie mogą dokonać płatności na czas.

Zrozumienie przyczyn opóźnień w płatnościach i wdrożenie odpowiednich procedur może znacząco poprawić sytuację finansową firmy, zminimalizować ryzyko i poprawić płynność finansową.

Poznaj rozwiązania proponowane przez naszych ekspertów:

• krótki czas płatności,
• automatyczne przypomnienia,
• kontrola płynności finansowej,
• fakturowanie w systemach online,
• współpraca z firmą windykacyjną.

Jeśli to możliwe, warto skrócić okres płatności w umowach z klientami. Na przykład zamiast 30 dni, można zaproponować 14 dni na zapłatę. Warto zainwestować w systemy do automatycznego wysyłania przypomnień o płatnościach. W naszym systemie czeka gotowy system do monitorowania płatności.

W przypadku braku wpłaty po upływie terminu przypomnienia powinny być wysyłane regularnie.

Warto w umowach jasno określić konsekwencje za opóźnienia w płatnościach, np.:

• naliczanie odsetek za zwłokę,
• wpisanie dłużnika do rejestru dłużników,
• rozpoczęcie windykacji sądowej.

Regularne monitorowanie płynności finansowej zarówno własnej firmy, jak i swoich klientów, może pomóc w przewidywaniu problemów związanych z płatnościami. Zainwestowanie w nowoczesne systemy do fakturowania online, które umożliwiają łatwe monitorowanie płatności i ich terminów, może uprościć zarządzanie tym procesem.

Według raportu Coface, w 2023 roku aż 80% firm w Polsce miało problemy z terminowym otrzymywaniem płatności. Prognozy na przyszłość są jednak optymistyczne. Według tego samego źródła: „Średnio opóźnienia w płatnościach skróciły się o 2,5 dnia w porównaniu do 2023 r., osiągając 46,2 dnia w 2024 roku”.

Złe zarządzanie kosztami

Zbyt wysokie wydatki operacyjne mogą prowadzić do utraty płynności finansowej w krótkim czasie. Z naszego doświadczenia wynika, że wiele firm nie przeprowadza regularnej analizy swoich kosztów stałych, co skutkuje ich niekontrolowanym wzrostem.

Skuteczne ograniczanie kosztów operacyjnych wymaga wdrożenia kilku kluczowych działań

Regularna analiza budżetu oraz eliminacja zbędnych wydatków pozwala na bieżąco kontrolować wydatki i identyfikować obszary, w których można wprowadzić oszczędności. Kolejnym krokiem jest renegocjacja umów z dostawcami, a także rozważenie outsourcingu niektórych procesów, co pozwala na obniżenie kosztów związanych z ich realizacją.

Automatyzacja procesów, zwłaszcza przy użyciu nowoczesnych narzędzi, takich jak oprogramowanie do zarządzania dokumentacją czy sztuczna inteligencja wspierająca obsługę klienta, stanowi istotny element redukcji kosztów administracyjnych.

Optymalizacja struktury zatrudnienia poprzez:

• analizę produktywności,
• analizę kosztów pracowniczych, która umożliwia lepsze dopasowanie zasobów do rzeczywistych potrzeb firmy.

Warto także porównać wydatki firmy z kosztami konkurencji w branży. Tego typu analiza pozwala na identyfikację obszarów, w których firma może osiągnąć większą efektywność i poprawić swoją konkurencyjność na rynku.

Statystyka: Badanie McKinsey wykazało, że firmy optymalizujące koszty operacyjne mogą zwiększyć marżę o 5-10% w ciągu roku. (Badanie dostępne jest tutaj: https://www.mckinsey.com/capabilities/operations/our-insights/make-cost-saving-continuous-for-years-to-come/)

Nieodpowiednie finansowanie

Z naszego doświadczenia wynika, że wybór niewłaściwego źródła finansowania może prowadzić do problemów z płynnością finansową firmy. Przedsiębiorstwa, które opierają się głównie na kredytach bankowych, często mają trudności z regulowaniem rat, zwłaszcza w trudniejszych okresach.

Aby zapobiec takim sytuacjom, warto rozważyć następujące rozwiązania:

• dywersyfikacja źródeł finansowania,
• faktoring jako alternatywa dla kredytu obrotowego,
• kredyty odnawialne i linie kredytowe,
• fundusz rezerwowy.

Korzystanie z różnych form finansowania, pozwala rozłożyć ryzyko i unikać uzależnienia od jednego źródła. Inne możliwości finansowania:

• leasing,
• crowdfunding,
• obligacje firmowe,
• venture capital.

Sprzedaż faktur przed terminem płatności umożliwia szybki dostęp do gotówki, co pomaga utrzymać płynność finansową. Z kolei obligacje mogą stanowić pewnego rodzaju zabezpieczenie w sytuacjach awaryjnych, co daje firmie elastyczność i pozwala na łatwiejsze pokrycie niespodziewanych wydatków.

Regularne odkładanie środków na nieprzewidziane wydatki lub okresy kryzysowe jest kluczowe, aby firma mogła utrzymać stabilność finansową w trudniejszych czasach.

Brak planowania finansowego

Brak prognoz finansowych to jedno z najczęstszych zagrożeń prowadzących do utraty płynności finansowej.

Aby uniknąć takich sytuacji, warto podjąć kilka kluczowych działań:

• prognozy finansowe,
• analiza wskaźników finansowych,
• rezerwy finansowe.

Regularne przygotowywanie prognoz finansowych, budżetów oraz analiz scenariuszowych pozwala przewidzieć różne warianty sytuacji finansowych i odpowiednio dostosować strategię zarządzania firmą. Regularna analiza wskaźników płynności, takich jak wskaźnik bieżącej czy szybkiej płynności, pozwala na bieżąco monitorować kondycję finansową firmy.

W przypadku ich pogorszenia warto podjąć szybkie działania, takie jak redukcja kosztów lub zwiększenie przychodów.

Tworzenie rezerw finansowych na trudniejsze okresy - na przykład poprzez automatyczne odkładanie części przychodów - stanowi zabezpieczenie w przypadku niespodziewanych wahań dochodów.

Stabilne finansowo przedsiębiorstwo

Zachowanie płynności finansowej to klucz do stabilnego funkcjonowania firmy. Z naszego doświadczenia wynika, że przedsiębiorstwa, które regularnie monitorują przepływy gotówkowe, optymalizują koszty i stosują odpowiednie narzędzia finansowe, mają większe szanse na uniknięcie kryzysu. W Vindicat zajmujemy się właśnie monitoringiem płatności oraz oferujemy całkowicie automatyczną windykację online.

👉 Jeśli Twoja firma boryka się z problemami finansowymi, warto skonsultować się ze specjalistą. Nie czekaj, aż sytuacja wymknie się spod kontroli!

Źródła:

1. Ministerstwo Finansów - Zarządzanie płynnością finansową (https://www.gov.pl/web/finanse)
2. Deloitte - Strategie finansowe dla firm (https://www2.deloitte.com/pl)
3. GUS - Raport o upadłościach przedsiębiorstw (https://stat.gov.pl/)

FAQ: