Windykacja w trudnych przypadkach - upadłość kontrahenta

Dla przedsiębiorstw płynność finansowa stanowi fundament codziennego funkcjonowania - umożliwia terminowe regulowanie zobowiązań wobec dostawców, wypłatę wynagrodzeń pracownikom oraz realizację inwestycji rozwojowych. W praktyce jednak nawet najlepiej zarządzona firma może stanąć przed problemem niewypłacalności swojego kontrahenta. Gdy partner biznesowy traci płynność lub - co gorsza - ogłasza upadłość, proces odzyskiwania należności staje się wyjątkowo trudny. Brak odpowiedniego przygotowania w takiej sytuacji może prowadzić do poważnych strat.

Dlaczego windykacja w przypadku upadłości kontrahenta ma kluczowe znaczenie?

Upadłość kontrahenta to jeden z najtrudniejszych momentów, z jakimi może zmierzyć się przedsiębiorstwo. Dla wielu firm z sektora MŚP oznacza ona nagłe zamrożenie środków, utratę płynności i poważne ryzyko zaburzenia ciągłości operacyjnej. W takiej sytuacji skuteczna windykacja staje się działaniem o strategicznym znaczeniu, decydującym o dalszej stabilności i wiarygodności firmy.

Konsekwentnie realizowana strategia windykacyjna pozwala:

• ograniczyć ryzyko przedłużania się zadłużenia,
• zabezpieczyć kluczowy kapitał operacyjny,
• utrzymać zaufanie partnerów biznesowych.

Właściwe reagowanie w sytuacji upadłości kontrahenta wzmacnia pozycję przedsiębiorstwa na rynku. Pokazuje, że firma potrafi radzić sobie z trudnymi okolicznościami w sposób profesjonalny, odpowiedzialny i zgodny z prawem.

Choć w postępowaniach upadłościowych rzadko udaje się odzyskać całość należności, szybkie i zdecydowane działanie znacząco zwiększa szanse na odzysk przynajmniej części środków.

Kluczowe znaczenie ma tu:

• terminowe zgłoszenie wierzytelności,
• aktywne uczestnictwo w postępowaniu upadłościowym,
• bieżąca współpraca z syndykiem.

Firmy, które reagują natychmiast, często odzyskują o kilkanaście do kilkudziesięciu procent więcej niż te, które przyjmują postawę wyczekującą.

Skuteczna windykacja nie ogranicza się jednak wyłącznie do działań sądowych. Przedsiębiorstwa, które wdrażają prewencyjne mechanizmy ochrony są lepiej przygotowane na sytuacje kryzysowe. Rekomendujemy:

• monitoring kontrahentów,
• tworzenie rezerw finansowych,
• ubezpieczenia należności.

Windykacja prowadzona w sposób rzetelny, transparentny i z poszanowaniem zasad etyki buduje zaufanie na rynku. Partnerzy, banki i instytucje finansowe postrzegają taką firmę jako stabilną, profesjonalną i zdolną do zarządzania ryzykiem.

Z kolei brak reakcji na upadłość kontrahenta może mieć bardzo poważne konsekwencje. Przede wszystkim grozi całkowitą utratą należności, jeśli wierzytelność nie zostanie zgłoszona w terminie lub firma przeoczy moment rozpoczęcia postępowania upadłościowego.

Co do zasady, termin na zgłoszenie wierzytelności wynosi 30 dni od obwieszczenia o upadłości w Krajowym Rejestrze Zadłużonych (KRZ), zgodnie z postanowieniem sądu.

Zgłoszenie po terminie jest dopuszczalne, jednak wiąże się z koniecznością uiszczenia zryczałtowanych kosztów (art. 235 Prawa upadłościowego) i ryzykiem mniejszego zaspokojenia. Niewystarczająco szybka reakcja może też doprowadzić do zakłóceń w łańcuchu dostaw, opóźnień produkcyjnych i konieczności kosztownej reorganizacji współpracy z innymi partnerami.

Bierność w procesie windykacyjnym bywa również sygnałem alarmowym dla otoczenia rynkowego, może zostać odebrana jako przejaw braku profesjonalizmu lub braku procedur zarządzania ryzykiem.

Skala zjawiska potwierdza, że zagrożenie jest realne. W 2024 roku w Polsce odnotowano 5 576 przypadków niewypłacalności przedsiębiorstw - to o 19% więcej niż rok wcześniej (wg danych Coface). W tej liczbie dominowały postępowania restrukturyzacyjne, natomiast sądowych upadłości przedsiębiorstw było 436. Oznacza to, że coraz więcej firm wchodzi w stan niewypłacalności, a odpowiednie przygotowanie wierzyciela do działania staje się nie tylko zaleceniem, ale koniecznością.

Trzy filary skutecznej windykacji w przypadku upadłości kontrahenta

Skuteczna windykacja - szczególnie w sytuacjach tak złożonych jak upadłość kontrahenta - wymaga przygotowania, systematyczności i jasnego podziału odpowiedzialności.

Podstawą skutecznej windykacji jest terminowe i prawidłowe zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym.

Spóźnione zgłoszenie jest dopuszczalne, ale wiąże się z dodatkowymi kosztami i ryzykiem obniżonego zaspokojenia roszczeń. Równie ważna jest weryfikacja stanu prawnego wierzytelności, czyli sprawdzenie, czy roszczenie nie jest sporne, czy nie toczy się równoległe postępowanie restrukturyzacyjne lub układowe.

Drugim filarem jest systematyczny monitoring kondycji finansowej kontrahentów.

Warto także prowadzić segmentację kontrahentów pod kątem ryzyka, różnicując warunki współpracy, limity kredytowe czy terminy płatności w zależności od wiarygodności finansowej partnera. Dodatkowo skuteczne okazują się zabezpieczenia umowne, takie jak zastawy, weksle, cesje wierzytelności, klauzule potrącenia czy etapowe rozliczenia dostaw.

Trzecim filarem skutecznej windykacji jest posiadanie scenariusza reagowania na pogarszającą się sytuację kontrahenta.

Gdy sygnały ostrzegawcze stają się wyraźne, warto rozważyć alternatywne rozwiązania:

• inicjowanie restrukturyzacji,
• negocjacje układowe,
• przejęcie zabezpieczenia przed ogłoszeniem upadłości.

Kluczowe znaczenie mają też instrumenty finansowe, takie jak ubezpieczenie kredytu kupieckiego czy factoring bez regresu, które pozwalają ograniczyć ryzyko utraty należności. W przypadku bardziej skomplikowanych spraw nieoceniona okazuje się współpraca z profesjonalistami - kancelariami prawnymi lub wyspecjalizowanymi firmami windykacyjnymi.

Każdy z tych filarów powinien być trwale osadzony w strukturze organizacyjnej firmy - z jasno określonymi procedurami, odpowiedzialnościami i systemem nadzoru. Tylko wówczas windykacja staje się elementem realnego zarządzania ryzykiem, a nie działaniem interwencyjnym w sytuacji kryzysu.

Jak wdrożyć skuteczną strategię windykacyjną w przypadku upadłości kontrahenta

Nawet najlepiej zaprojektowana strategia windykacyjna nie przyniesie efektów, jeśli pozostanie tylko na papierze. Kluczem do skuteczności jest jej praktyczne wdrożenie.

Audyt i diagnoza obecnej sytuacji.

Warto zebrać dane o wszystkich obecnych kontrahentach oraz przeanalizować, które umowy posiadają zabezpieczenia prawne takie jak:

• zastaw,
• cesja,
• weksel.

Równocześnie należy przyjrzeć się aktualnym procedurom windykacyjnym:

• jak dziś wygląda proces przypominania o płatnościach,
• jakie są stosowane wezwania i monity,
• w jakim momencie kierowane są sprawy na drogę prawną.

Taki przegląd ujawnia słabe punkty i pozwala ustalić priorytety zmian. Co najmniej raz w roku warto przeprowadzić audyt wewnętrzny procedur i zaktualizować je zgodnie ze zmianami w przepisach prawa upadłościowego i restrukturyzacyjnego. Dobrym uzupełnieniem jest benchmarking, czyli po prostu porównanie własnych praktyk z rozwiązaniami stosowanymi przez profesjonalne firmy windykacyjne czy kancelarie prawne.

Opracowanie strategii i procedur.

Na podstawie audytu można przygotować projekt strategii windykacyjnej, który obejmuje:

• politykę kredytową (limity handlowe, warunki płatności, segmentację ryzyka),
• system monitoringu należności (alerty o opóźnieniach, klasyfikacje kontrahentów, harmonogram działań),
• zabezpieczenia kontraktowe, czyli standardowe klauzule w umowach uwzględniające mechanizmy ochronne na wypadek niewypłacalności dłużnika,
• wewnętrzny plan reagowania na upadłość kontrahenta - z harmonogramem zgłaszania wierzytelności, przygotowaniem dokumentacji, ścieżką współpracy z kancelarią prawną lub syndykiem.

Taki projekt powinien mieć formę praktycznego dokumentu - z przypisanymi rolami, terminami i odpowiedzialnościami poszczególnych działów.

Wdrożenie i komunikacja w firmie.

Niezbędne jest przeszkolenie pracowników działów sprzedaży, finansów, windykacji i obsługi klienta, by potrafili rozpoznawać sygnały ryzyka oraz wiedzieli, jakie działania podjąć w razie opóźnień płatniczych lub upadłości partnera. Warto też zintegrować systemy IT z modułami monitorującymi kondycję finansową kontrahentów oraz ustalić jasne kanały komunikacji między działami.

Działania operacyjne w praktyce.

Gdy procedury są już wdrożone, należy konsekwentnie stosować je w codziennej pracy. W przypadku ogłoszenia upadłości kontrahenta należy niezwłocznie zgłosić wierzytelność w KRZ, dołączając kompletną dokumentację potwierdzającą roszczenie. Każdy dzień zwłoki może oznaczać utratę szansy na zaspokojenie.

W dalszym etapie warto aktywnie uczestniczyć w postępowaniu upadłościowym, czyli po prostu:

• analizować sprawozdania syndyka,
• zgłaszać uwagi,
• w razie potrzeby dochodzić roszczeń także od podmiotów powiązanych (np. byłych wspólników, gwarantów, poręczycieli).

Monitorowanie i doskonalenie procedur.

Należy regularnie analizować skuteczność strategii windykacyjnej. Sprawdzać, jak:

• wiele należności udało się odzyskać,
• ile kosztowały poszczególne działania,
• gdzie pojawiają się opóźnienia lub luki.

Dobrą praktyką jest też wdrażanie nowych narzędzi - automatycznych alertów, integracji z bazami dłużników czy współpracy z wyspecjalizowanymi podmiotami zewnętrznymi.

Strategiczna lekcja i inwestycja w bezpieczeństwo firmy

Windykacja wobec kontrahenta w upadłości to jedno z największych wyzwań, ale też kluczowy element zarządzania ryzykiem w firmach z sektora MŚP. Ignorowanie tego obszaru lub przekonanie, że „nas to nie dotyczy”, może kosztować Twoją firmę utratę pieniędzy i reputacji. Dlatego warto mieć przygotowany plan działania na wypadek upadłości kontrahenta.

FAQ: