Skuteczne zarządzanie płynnością finansową

Bogusław Bieda: Witam państwa serdecznie. Bogusław Bieda, Vindicat.pl. Rozpoczynamy kolejny odcinek programu Vindicat.pl. Moim gościem w studiu jest Piotr Nosalski, prezes zarządu centrum technologii informatycznych i właściciel marki Sugar3- agencji interaktywnej. Witaj Piotr.

Piotr Nosalski: Cześć. Witam.

BB: Dzięki, że przyjąłeś moje zaproszenie do studia. Chciałem dzisiaj porozmawiać z tobą na temat, właściwie tych tematów, które podejmujemy w trakcie naszych spotkań, czyli płynności finansowej związanej właśnie z przedsiębiorcami i ich problemów. Moje pierwsze pytanie. Jesteś biznesmenem, jesteś przedsiębiorcą. Twoje doświadczenie nie tylko jest związane z zarządzeniem firmą, ale również pracowałeś w jednostkach samorządu terytorialnego i moje pytanie. Z twojej perspektywy, jak wyglądają te problemy przedsiębiorców segmentu MŚP w zakresie utrzymania płynności finansowej?

PN: Płynność jest jedną z najważniejszych rzeczy w przedsiębiorstwie i problemy możemy podzielić, tak naprawdę, na trzy grupy. Makroekonomiczne, czyli związane na przykład z ryzykiem kursu walut, z reformami politycznymi. Mikroekonomiczne, które są tak naprawdę najbliższe właśnie MŚP, są to problemy wewnętrzne. I tak zwane branżowe, czyli konkurencja, wzrost cen surowców.

BB: Z tym jeżeli chodzi o te mikro problemy, skupmy się na tych mikro problemach. Co tutaj wyróżniłbyś jako takie główne właśnie problemy tych przedsiębiorstw.

PN: Największym problemem jest brak dużej wiedzy na temat finansów i zarządzania finansami, krótkowzroczność. Co mam na myśli mówiąc krótkowzroczność? Mam na myśli to, że przedsiębiorcy bardzo często patrzą na przychód, nie patrząc na zysk czy na cash flow. Tylko jest przychód, przychód. Ponoszą sobie koszty, wydatki bo widzą, że jest jakiś tam przychód na papierze. Wirtualny, prawda? A nie patrzą w ogóle na przypływy. Problemem jest niewiedza przedsiębiorców. Wielkim też problemem jest, wśród przedsiębiorców, brak monitorowania na bieżąco swojej sytuacji, monitorowania należności i zobowiązań przeróżnych.

BB: A co rozumiesz przez monitorowanie?

PN: Monitorowanie na bieżąco. Sprawdzać jak spływają nam należności wszelkie, a w momencie, gdy brak spłaty należności to od razu reagować. Monitorować stopniowo, ponieważ brak reakcji może doprowadzić do braku tego.

BB: A miałeś w swoim doświadczeniu takie przykłady przedsiębiorców, którzy zbankrutowali właśnie przez płynność finansową?

PN: Oczywiście, że były takie przypadki, ponieważ nie reagowali właśnie, nie podejmowali w ogóle działań, też z braku wiedzy. Ale największym problemem jest to, że patrzą krótkowzrocznie, że po prostu nie monitorują tego na bieżąco i patrzą na przychód a nie zysk, bo należy podkreślić to, że może być nawet zysk w firmie na papierze, ale nie ma tej płynności.

BB: Czyli jednak ten wirtualny zysk, cały czas mówimy „jest bardzo fajnie bo mamy kontrakty, mamy wirtualny zysk” a okazuje się, że tak naprawdę jeżeli nie mamy zorganizowanego procesu związanego właśnie z pewną konsekwencją pilnowania tego, żeby te spłaty wpływały nam w odpowiednim czasie, to po prostu tracimy płynność finansową.

PN. Zgadza się. Problemem jest też, na przykład, jak jest mały przedsiębiorca z branży MŚP. Podpisują kontrakty, na przykład z jakimiś sieciami handlowymi i podpisują umowy niekorzystne dla siebie, nie wiedząc o tym, ponieważ sieć handlowa może im zawrzeć, na przykład termin płatności 180 dni. A przedsiębiorca będzie zadowolony, super kontrakt podpisze, a potem dopiero się budzi, że jakie tam są straszne kryteria, rygory. On musi zapłacić za surowce czy za koszty jakie mu powstały przy wytworzeniu danego produktu, który on sprzedaje, a dopiero przychód będzie miał 180 dni później.

BB: Dobrze. Piotrze, kolejne pytanie. Opowiedz o biznesie, którym zarządzasz.

PN: Zarządzam spółką z branży IT, która posiada, jak na ten moment, głównie jedną markę. Markę o nazwie Sugar3. Jest to agencja interaktywna bez zbędnego cukru, bo tak nasz slogan brzmi, która zajmuje się marketingiem internetowym w skrócie. Czyli projektowanie stron internetowych, sklepów, identyfikacja wizualna firm, aplikacje mobilne, social media, to co standardowa agencja.

BB: Czyli kompleksowo obsługujecie. I to są małe, średnie przedsiębiorstwa, duże firmy?

PN: Różne.

BB: Widziałem, że w portfolio macie również też takie znaczące firmy, prawda?

PN: Tak. Naszym klientem jest na przykład Henryk Kania, więc jest to akurat potężna firma.

BB: Okey. A też znalazłem na twojej stronie właśnie taką informację o projektowaniu stron i to mnie szczególnie zainteresowało, dotyczące współpracy z gminami. Przejrzałem sobie właśnie twoje portfolio z punktu widzenia projektowania stron dla gminy Liszki, Kła, Myślenice, Szczurowa, czyli południe Polski. Powiedz troszkę więcej o tym projekcie.

PN: Zgadza się. Niespodziewanie, muszę przyznać, naszym takim konikiem stały się samorządy. Dzięki temu, że dużo dla tych samorządów pracujemy i coraz więcej projektów, chcemy wydzielić drugą markę, która będzie dedykowana dla samorządów. I chcemy, żeby te samorządy były coraz bardziej innowacyjne. I dlaczego mówię, że stało się to naturalnie? W ten sposób, że najpierw projektowaliśmy strony internetowe, mamy za sobą kilka wdrożeń SMSowego ostrzegania i informowania, aktualnie naszą ofertę powiększamy o tworzenie aplikacji mobilnych. I co jest naszą przewagą i takim ogromnym plusem, że wszystkie te trzy nasze usługi są zintegrowane w jedno.

BB: Super. A powiedz, z punktu widzenia tego systemu SMS, to jak to się odbywa. Bo rozumiem, że tutaj ktoś musi tym zarządzać w gminie, żeby mieszkańcy chcieli zostawiać swoje dane, żeby byli włączeni do tego systemu.

PN: System SMSowy jest świetną sprawą dla samorządów, ponieważ służy bezpieczeństwu, zbliża kontakt mieszkańca z urzędem, czy z włodarzem nawet, służy ekologii. Jakie są komunikaty wysyłane i jak to działa? Działa to w ten sposób, że na stronie internetowej mamy formularz, gdzie możemy podać swój numer i zapisać się do grupy. Co mam na myśli mówiąc grupy? To, że wybieramy czy mieszkamy w rejonie zagrożenia powodzią, czy osuwisk. Wybieramy w jakiej miejscowości mieszkamy i wybieramy jakie wydarzenia też chcemy otrzymywać.

BB: A czy mieszkaniec ma w ogóle świadomość, że na przykład mieszka w strefie zagrożenia? Rozumiem, wyobrażam sobie powódź, ze jest to jakiś teren zalewowy, prawda?

PN: Tak, tak. No bo wie czy mieszka na przykład w rejonie rzeki, czy mieszka w rejoniestacji benzynowej, czy mieszka w rejonie osuwisk.

BB: Jaka jest skuteczność skompletowania takiej bazy mieszkańców?

PN: Skuteczność tak naprawdę zależy od promocji danego samorządu, jak bardzo będzie promował swój system. Ale chciałbym jeszcze dodać odnośnie tych grup. Po co są te grupy? Te grupy są o tyle ważne, że mieszkaniec jak wypełni odpowiednio formularz to wtedy otrzyma treść wiadomości, która go naprawdę interesuje. Nie dostanie wiadomości SMS dotyczącej innej miejscowości niż on mieszka, tylko dostaje wiadomości, typowo, które go tylko interesują.

BB: Okey. A te inne usługi oprócz właśnie zagrożenia? Wyobrażam sobie, jest powódź, zbliża się fala powodziowa, mieszkańcu dostają informację, tak? Jest jakiś pożar, nie wiem, susza.

PN: Zgadza się. Ale też może służyć. Informacja w dzisiejszych czasach jest podstawą, tak? Na przykład brakuje prądu na terenie wiejskim i mieszkańcy chcą wiedzieć kiedy będzie ten prąd. Bo ta informacja jest najważniejsza. Więc dostaję wtedy SMSa „Szanowny panie mieszkańcu, przepraszamy, jest awaria prądu od 10 i do 13 nie będzie”. I człowiek też jest poinformowany i może sobie zorganizować odpowiednio wszystko.

BB: Bardzo fajnie. A powiedz twoje plany właśnie idą w kierunku rozszerzania tego pomysłu na inne gminy, jednostki?

PN: Tak, Tak. Dlatego wyodrębniamy z Sugar3 drugą markę, gdzie chcemy, że tak powiem, że jak było powiedzenie „zastał król Kazimierz Polskę drewnianą, zostawił murowaną”. My chcemy zastać te samorządy w formie papierowej, a zostawić je w formie innowacyjnej. Z pełnym pakietem usług . Nasze usługi będą zintegrowane, będą łatwe w obsłudze.

BB: Bardzo fajny pomysł. To życzę ci powodzenia, żeby to było szybciej wdrażane, bo wtedy będziemy mieli jakby zdigitalizowaną też gminę i będziemy wiedzieć, że ci mieszkańcy właśnie którzy potrzebują pomocy bardzo szybko mogą dostać konkretną informację i jakby czuć się też bezpiecznie z punktu widzenia takich sytuacji zagrożenia.

PN: Będą też wiedzieć co się dzieje w gminie, bo tu nie chodzi też o zagrożenia. Chodzi też o komunikaty na temat wydarzeń sportowych czy kulturalnych, bo może chciałbyś otrzymywać wiadomości sportowe, że jest mecz...

BB: ... jakiś koncert. Świetna sprawa. Dobrze, a wróćmy jeszcze do tematu związanego z niezapłaconymi fakturami. Z perspektywy twojego biznesu, twojego doświadczenia jak sobie radzisz z kontrahentami, którzy mają niezapłacone faktury?

PN: Z doświadczenia różne przypadki miałem. Mieliśmy przypadki niezapłaconych faktur, mieliśmy opóźnionych faktur. Po prostu monitorujemy na bieżąco tę sytuację i w momencie gdy widzimy brak spłaty należności to po prostu monitorujemy. Najpierw wysyłamy...

BB: Ale to robisz to sam, masz wyznaczoną osobę do tego?

PN: Mam do tego osobę w firmie, która zajmuje się naszymi finansami w spółce. Ona najpierw monitoruje. W przypadku barku reakcji ja wkraczam do akcji i staram się znaleźć jakieś porozumienie. Brak porozumienie, wysyłamy my jako spółka wezwanie do zapłaty, w przypadku braku reakcji idziemy krok dalej. Mamy kancelarią prawną, z którą współpracujemy i już kancelaria prawna najpierw wysyła wezwanie do zapłaty. Brak reakcji. Idziemy do sądu i kancelaria nas obsługuje.

BB: Rozumiem. A powiedz po jakim czasie zaczynasz reagować jeżeli dłużnik nie płaci? Bo powiem ci tak, że to jest bardzo istotne, bo często właśnie jak rozmawiamyz przedsiębiorcami to oni mówią „tak, zaczynam reagować po czterech, po pięciu, po sześciu miesiącach” . No i to jest największy problem, że nie ma zorganizowanego działania od momentu, nawet, przypomnienia o płatności do momentu kiedy jest ten termin płatności, siedem, czternaście czy trzydzieści dni nie ma, brak reakcji i niestety później sytuacje kończą się niewesoło dla przedsiębiorców.

PN: Z mojego doświadczenia, jeszcze zależy jakiego typu jest to klient i jaką mam dokumentację potwierdzającą wykonanie usługi i czy jest odbiór faktur. Bo pamiętajmy o tym, że bardzo ważne jest też mieć wszystko formalnie prawnie dobrze przygotowane.

BB: Czyli umowa

PN: Tak. Umowa, potem..

BB: Termin płatności?

PN: Nie, protokół odbioru najpierw musi być.

BB: Oczywiście.

PN: Historia mailowa jest bardzo ważna, pamiętajmy o tym. że w momencie gdy mamy problem ze ściągnięciem należności. Twórzmy już nawet na etapie, gdy widzimy tę sytuację, że jest problem ze ściągnięciem należności twórzmy już dokumentacje, która może być dokumentem w sądzie. Nawet drobny SMS może nam pomóc w rozstrzygnięciu sporu na naszą korzyść .

BB: Super. To bardzo ważne o czym mówisz, bo to jest właśnie to budowanie pewnej historii, że jeżeli by był najgorszy scenariusz typu sąd to wtedy mamy udowodnione, że po pierwsze dłużnik przyznał się, że jest ta kwota, a z drugiej strony jest nam łatwiej.

PN: Powinniśmy o tym pamiętać a niestety w branży MŚP wiemy, że jest bardzo dużo firm mikro, które tak naprawdę zajmują się pracą, wykonaniem usługi a mniejszą uwagę przykuwają do tych aspektów prawno-finansowych, bo się nie znają na tym i też nie mają odpowiednich zasobów finansowych i kadr, żeby im pilnowały tematu.

BB: Fajnie, że o tym mówisz, bo rzeczywiście z perspektywy jeszcze tej świadomości przedsiębiorców. Mamy tych przedsiębiorców bardzo wielu, bardzo, z punktu widzenia budowania świadomości...

PN: 92-3% to MŚP

BB: Dokładnie. PKB naszego, więc to jest jakby z jednej strony oni są bardzo ważni, ale z drugiej strony, z punktu widzenia świadomości tego procesu zarządzania wierzytelnościami, czy zarządzaniem płynnością finansową przedsiębiorcy często jest tak, że oni nie mają tej wiedzy. Jaką masz radę, jak budować tę świadomość z punktu widzenia ważności tego procesu, że nieważne jest podpisanie umowy i realizacja kontraktu, ale bardzo ważnym elementem jest w zarządzaniu spółką, jednak jest właśnie dbanie o tę płynność finansową. Jak z twojej perspektywy, jak łatwo można by było budować tę świadomość wśród przedsiębiorców?

PN: Najlepsze jest doświadczenie, ale nie zdobywa się go od razu.

BB: Okey, uczymy się na błędach i to są koszty.

PN: Ale czasem może być bardzo bolesny błąd, który doprowadzi do upadłości naszej firmy czy likwidacji. Na pewno edukacja. Ja mogę powiedzieć na przykładzie swojego doświadczenia, poprzez studia, drugie studia, czytanie artykułów branżowych, dużo prasy branżowej, w internecie.

BB: Ale powiem ci tak, że dzisiaj przedsiębiorca mówi „przepraszam ale ja nie mam czasu”. I wiemy, że dzisiaj trochę jest taka era, kiedy jednak każdy tylko czyta nagłówki i na tej podstawie wydaje pewne opinie i właśnie w ogóle nie czyta contentu merytorycznego.

PN: Właśni dzisiejsze czasy wydają mi się lepsze, ponieważ dostęp do informacji jest dużo łatwiejszy i dostęp do tej edukacji naprawdę jest bardzo prosty i wiedza wśród przedsiębiorców zdecydowanie się zwiększa.

BB: Ale wiemy, że przedsiębiorcy nie czytają. Czy masz jakąś inną radę dla nich? Nie mają czasu na to, żeby czytać. Czasami nie rozumieją też tych artykułów bo redaktorzy używają słownictwa, które dla nich jest obce. Nie wszyscy kończą studia.

PN: Zgadza się, tylko jest już prasa taka skierowana do MŚP i coraz więcej tego mamy bo rynek też nie lubi próżni i zauważa, że jest to MŚP ,do których trzeba odpowiedni content targetować.

BB: Czyli portale branżowe, gazety branżowe, czasopisma branżowe, które de facto mówią o tych problemach, czy mówią o wyzwaniach związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem, a z drugiej strony budują właśnie tę świadomość, jak efektywnie prowadzić te działania.

PN: Jeszcze należy też podkreślić jedną rzecz. Bo mówimy tutaj o windykacji, ale pamiętajmy, że nie musi wszystko kończyć się windykacją. Z własnego doświadczenia wiem, że warto czasem usiąść do stołu i po prostu można przesunąć termin płatności, można to rozbić na jakieś raty, części. Czasem po prostu warto obniżyć o jakąś kwotę swoją należność i ją otrzymać natychmiast niż na przykład dwa lata później i chodzić po sądach i batalie. A też fajnym aspektem jest zachować fajne relacje B2B, bo czasem każdemu może się noga powinąć chwilowo a dzięki temu, że złapiemy ugodę z naszym klientem to mogą naprawdę wychodzić fajne, ciekawe dalej rzeczy jeśli chodzi o współpracę.

BB: Jasne. Czyli chcesz zwrócić uwagę na to, że z punktu widzenia, chociażby ugody, czy pewnych elementów, kiedy polubownie chcemy się porozumieć z dłużnikiem, to ma o wiele lepszy efekt z punktu widzenia zachowania relacji z tym kontrahentem niż od razu na przykład strasznie sądem.

PN: Jest to zdecydowanie lepsze ponieważ wartość pieniądza w czasie się zmienia i pamiętajmy o tym.

BB: Oczywiście. Myślę, że to jest dobra puenta naszego spotkania i też apel do naszych przedsiębiorców aby właśnie podejmowali te działania związane z niezapłaconymi fakturami już przed, czyli przed terminem, kiedy zbliża się termin płatności, później przypomnienie, a później podejmowanie, chociażby takich działań, o których wspomina nasz gość, czyli na przykład podjęcie działań związanych z ugodą i rozłożenie danej płatności na raty. Piotrze, bardzo dziękuję za dzisiejsze spotkanie. Dziękuję za tę ekspercką wypowiedź. Dziękuję państwu za uwagę, do zobaczenia.