Jak odzyskać pieniądze i nie stracić klienta? Krok 1 - Wezwanie do zapłaty

Bogusław Bieda: Witam państwa serdecznie. Bogusław Bieda, Vindicat.pl. Rozpoczynamy cotygodniową serię spotkań z przedsiębiorcami, praktykami, ekspertami na temat płynności finansowej naszej firmy. A to wszystko na kanale Słodki Live. Serdecznie zapraszam. Gościem dzisiejszego spotkania jest Mateusz Jakóbiak. Witaj Mateusz.

Mateusz Jakóbiak: Cześć.

BB: Mateusz jest ekspertem i twórcą innowacyjnych rozwiązań automatyzujących procesy prawne. Witam cię serdecznie. Tematem dzisiejszego spotkania będzie wezwanie do zapłaty, czyli jak stworzyć skutecznie wezwanie do zapłaty. Zanim rozpoczniemy naszą dyskusję z Mateuszem, chciałby państwu przedstawić krótką informację dotyczącą problemów przedsiębiorców związaną z niezapłaconymi fakturami. 75% przedsiębiorców w Polsce ma lub miało problemy z niezapłaconymi fakturami. Wielkość tego rynku szacowana jest na około 10 miliardów złotych. Czyli taka kwota wierzytelności jest do odzyskania rocznie, jeżeli chodzi o segment MSP. Często w naszych rozmowach z przedsiębiorcami pojawiają się opinie, że proces windykacji, nie wiem, nie znam się, mam problem w związku z tym, że kancelarie prawne pobierają wysokie opłaty, czyli jest pewna bariera korzystania z efektywnych procesów związanych z zarządzaniem wierzytelnością, co powoduje, że tracąc płynność finansową, przedsiębiorcy mogą doprowadzić swoją firmę do bankructwa. A przecież nie o to nam chodzi. Kolejnym wyzwaniem z punktu widzenia budowania świadomości wśród przedsiębiorców, aby korzystali z efektywnych narzędzi związanych z windykacją należności, jest informacja, że działania windykacyjne czasami są na granicy prawa. Tak do końca nie jestem. Chcemy w dzisiejszym programie przekonań państwa do tego, że są narzędzia już na rynku, które automatyzują ten proces i są skuteczne. Wróćmy do dyskusji. Mateusz, pytanie jest podstawowe. Co to jest wezwanie do zapłaty?

MJ: Wezwanie do zapłaty to jest pierwszy krok właściwie w całym procesie windykacji. Jeżeli jest to profesjonalne wezwanie i efektywne, to najczęściej ostatni zamykający proces windykacji. Prawidłowe i profesjonalne wezwanie do zapłaty powinno spełniać określone funkcje i określone elementy zawierać, takie jak podstawę roszczenia, czyli z czego wynika, czy z umowy czy z faktury roszczenie, naliczenie odsetek na dzień wygenerowania takiego pisma, powinno zawierać informację o numerze rachunku bankowego, o terminie nowym, terminie wyznaczonym przez wierzyciela do zapłaty, jak również powinno zwierać informacje o konsekwencjach braku wypełnienia tego terminu. Czyli jeżeli dłużnik nie spełni świadczenia, czy nie odda pieniędzy na czas, to co go czeka. Oraz informacje o możliwości ugodowego załatwienia sprawy. Jest to w tej chwili już ustawowy nawet obowiązek, żeby taki zapis był.

BB: Czyli jakby bez tych elementów, nie możemy mówić o skutecznym dokumencie, który rzeczywiście będzie egzekwował te należności. Tak na marginesie czytałem twój artykuł na blogu „Jak odzyskać pieniądze”, gdzie robiłeś analizę rynku dotyczącego wezwania do zapłaty i tego, czego szukają przedsiębiorcy w internecie. Czyli jest wielu przedsiębiorców, którzy widzą, że mają niezapłaconą fakturę, szukają w internecie gotowego formularza wezwania do zapłaty. Powiedz mi jaki jest główny problem z tymi przedsiębiorcami, którzy szukają takich dokumentów w internecie.

MJ: To znaczy problem jest taki, że korzystają z wzorów zamieszczonych w internecie, które są czasami, może są nie tylko efektywne, co zawierają w ogóle błędne zapisy czy braki, tak jak właśnie brak zapisu o konsekwencjach braku zapłaty. Brak możliwości naliczenia odsetek takiemu dłużnikowi czy kosztów windykacji 40 euro chociażby, co też wpływa na efektywność takiego wezwania i dłużnik nie ma przeświadczenia, że kolejne terminy zapłaty, które są przedłużane... no nie ponosi żadnych konsekwencji, nie ma informacji o tym. Możemy też się narazić na odpowiedzialność, jeśli nie wskazujemy podstawy prawnej tego roszczenia, podstawy dlaczego domagamy się zapłaty.

BB: Czyli oceniasz, że te dokumenty, które jednak krążą w sieci, no nie do końca spełniają warunki skutecznego wezwania do zapłaty, a z drugiej strony rozumiem, że też jest ta obawa przedsiębiorców, że jak pójdą do kancelarii prawnej, to za samo wezwania do zapłaty będą musieli ponosić dodatkowe koszty. I to jest głównym problemem i główną barierą przedsiębiorców, którzy chcą efektywnie odzyskać tę należność. Dobrze, to w takim razie mamy aplikacje Vindicat.pl, mamy zautomatyzowany system. Zobaczmy filmik jak to działa.

Tomasz Słodki: 10 sekund. Tyle trwało wygenerowania dokumentów przez system Vindicta, wysłania go do klienta, a także doliczenia kosztów odsetek oraz kosztów windykacyjnych.

Mateusz Jakóbiak: Skuteczne wezwania do zapłaty uświadamia dłużnika o konsekwencjach oraz nakłania do ugodowego zamknięcia sprawy. Wprowadzenie do systemu Vindicat.pl zajmuje około 60 sekund. Samo wezwanie SMSa i maila odbywa się automatycznie.

Mikołaj Ślezak: Naliczone odsetki jak i informacja o skierowaniu sprawy do sądu wywierają psychologiczny wpływ na osobę zadłużoną. W przypadku, gdy dłużnik nie odbierze wezwania do zapłaty, stanowi ono i tak skuteczny dowód w postępowaniu sądowym.

TS: Za każdym razem, kiedy próbuję odzyskać pieniądze od dłużnika, wchodzę z nim w złą relację. Przez system Vindicat nie muszę psuć tej relacji, ponieważ robi to za mnie tak naprawdę automat. Ja jestem miły dla klienta, klient dostaje wezwania, działa to na niego psychologicznie i przesyła mi pieniądze na konto.

Bogusław Bieda: Przedsądowe wezwania do zapłaty informuje dłużnika o wysokości zobowiązania, w którym są należne odsetki oraz opłata 40 euro. Dodatkowo informuje o dacie spłaty zobowiązania oraz daje szanse na polubowne zamknięcie sprawy. W przypadku kiedy dłużnik spłaci zobowiązanie, dajemy gwarancję zamknięcia sprawy.

Narrator: Zarejestruj się już dziś. Vindicat.pl, skuteczna windykacja online.

BB: Tak wygląda skuteczne wezwanie generowane przez system Vindicat.pl. Mateusz, powiedz jakimi głównymi cechami charakteryzuje się takie wezwanie do zapłaty.

MJ: Wezwanie do zapłaty z Vindicat.pl wygenerowane cechuje się tym, że system nalicza odsetki na dzień generacji wezwania do zapłaty, komunikacja z dłużnikiem jest wielokanałowa, bo w momencie wygenerowania, nie tylko dłużnik otrzymuje mailem, otrzymuje też wezwanie SMSem, jak również użytkownik ma możliwość wydrukowania i wysłania go listem poleconym. Wyróżnia się też tym, że po naszych badaniach badających efektywność, w ogóle, tego procesu windykacji oraz tego w jaki sposób ludzie czytają i dociera do nich wiedza. Informacja zawiera wezwanie infografiki obrazujące cały proces windykacji, a właściwie pokazujący konsekwencje, co się stanie, jeżeli dłużnik nie zapłaci .

BB: Czyli obrazkowo pokazujemy dłużnikowi konsekwencje. Nie zapłacisz, w związku z powyższym czeka cię w następnych krokach to, to lub to. I to rozumiem przemawia do wyobraźni przedsiębiorców?

MJ: Tak dokładnie. Jeszcze można naliczyć 40 euro dłużnikowi zgodnie z tą ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. I to system przelicza na złotówki i jest umieszczona cała podstawa prawna w wezwaniu, więc dłużnik dokładnie wie z czego wynikają te dodatkowe koszty.

BB: Ale to mam pytanie. Jeżeli jest to 40 euro, czy to znaczy, że na wezwaniu do zapłaty można zarabiać?

MJ: Biorąc pod uwagę koszty systemu i tę opłatę 40 euro, to oczywiście tak, jest to możliwe. Część przedsiębiorców oczywiście umarza tę kwotę, natomiast większość świadomych, którzy jednak ponoszą jakieś niskie, ale jednak ponoszą koszty windykacji, chociażby związane z pracą wprowadzenia sprawy do systemu czy korzystania z samego systemu, to obciąża dłużników i egzekwuje tę opłatę.

BB: Czyli podsumowując. Mamy odsetki, z których możemy skorzystać lub nie, jeżeli chodzi o dłużnika. Mamy 40 euro i nawet płacąc za dostęp do systemu Vindicat.pl możemy na tym zarobić, a przy okazji odzyskać należne środki. To bardzo fajna funkcjonalność i bardzo istotna. A powiedz mi, bo wszystko fajnie, a jeszcze jaka jest skuteczność takich wezwań do zapłaty, bo w tej chwili 2 tysiące przedsiębiorców aktywnie korzysta z aplikacji Vinidcat.pl. Mamy już dane dotyczące zachowań tych klientów, jeżeli chodzi o windykacje online. Powiedz, jaka jest skuteczność takich działań?

MJ: Skuteczność wezwania wysłanego z Vindicat.pl sięga 90%, natomiast jest to...

BB: W każdym czasie?

MJ: Nie, to dotyczy spraw z przeterminowaniem do 6 miesięcy, co oczywiście tak jak wcześniej mówiłem, że kluczowy jest okres przeterminowania.

BB: Czyli tak jak w tym biznesie, to o czym wspominałem na początku i to też warto powiedzieć, że przedsiębiorcy reagują dopiero, jak przeterminowanie faktury jest kilkumiesięczne, albo roczne, albo dwuletnie. No niestety, drodzy przedsiębiorcy, trzeba działać od razu. Istotny bardzo jest element taki, gdzie jeżeli faktura jest przeterminowana 14 dni, już powinniśmy zacząć reagować, nasz kontrahent powinien wiedzieć, że mamy narzędzia do tego, żeby skutecznie odzyskiwać należności, a z drugiej strony są one na tyle skuteczne, że nie musimy tracić tej biznesowej relacji z kontrahentem. To jest bardzo ważny element, że tutaj możemy porozumieć się z dłużnikiem i szybko odzyskać te należności. Czyli wracając do tej efektywności, 90% skuteczność to jest, rozumiem, średnie przeterminowanie faktury to jest 3-4 miesiące. Natomiast my zachęcamy do tego, żeby rzeczywiście reagować już 14 dni po braku wpływu na konto poprzez, chociażby, tak zwaną windykacje miękką, o której też będziemy mówić w kolejnych odcinkach naszego programu... Dobrze Mateusz, a powiedz jeszcze na zakończenie, co robicie, jeżeli dłużnik nie zareaguje na takie wezwanie do zapłaty?

MJ: Jeżeli dłużnik nie zapłaci bądź nie skontaktuje się z nami, jest dosyć dużo narzędzi do tego, w jaki sposób poprowadzić dalszy proces windykacji. Natomiast na tym się będziemy skupiali w przyszłym tygodniu.

BB: Czyli o kolejnych narzędziach związanych z Vindicat.pl będziemy rozmawiać też w kolejnych naszych dyskusjach, gdzie będziemy zapraszać przedsiębiorców, którzy korzystają z tego narzędzia. Pozostaje na zakończenie powiedzieć mi, że zachęcamy wszystkich przedsiębiorców do skorzystania z platformy Vindicat.pl i przetestowania tego narzędzia. Tak jak wspomniał Mateusz, jego skuteczność jest bardzo wysoka, natomiast zależy też od tego w którym momencie podejmujemy dane działania. Dziękuję bardzo serdecznie państwu za dzisiejsze spotkanie. Dziękuję Mateusz za wypowiedź ekspercką. Zapraszam serdecznie za tydzień o tej samej porze. Do usłyszenia.