Jak automatyzacja procesów wpływa na efektywność odzyskiwania pieniędzy?

Bogusław Bieda: Witam państwa serdecznie. Bogusław Bieda, Vindicat.pl. Zapraszam do obejrzenia kolejnego odcinka programu Vindicat.pl, a moim gościem w studio jest Marcin Setlak, dyrektor zarządzający Brandelaw. Witaj Marcin.

Marcin Setlak: Witaj, cześć.

BB: Dziękuje, że przyjąłeś moje zaproszenie do programu.

MS: Bardzo mi miło. Przyjemność podwójna.

BB: Tematem dzisiejszego spotkania jest de facto automatyzacja procesów i nazwaliśmy sobie nasz odcinek właśnie takim pytanie „Jak automatyzacja procesów wpływa na efektywność odzyskiwania pieniędzy”. Moje pytanie do ciebie, z punktu widzenia właśnie twojego doświadzczenia, jesteś przedsiębiorcą, zarządzałeś czy zarządzasz w tej chwili też kilkoma biznesami. Moje pierwsze pytanie, jak twoim zdaniem wdrażanie zautomatyzowanych technologii wpływa na skuteczność procesu odzyskiwania pieniędzy?

MS: W mojej ocenie jest to tak naprawdę przyszłość, jest to coś, przed czym my stoimy i to, co się dzieje już na rynku, bo kiedy weźmiemy postawimy się w roli takiego mikro przedsiębiorcy, który prowadzi działalność gospodarczą, na co dzień musi klienta pozyskać, obsłużyć, dostarczyć mu określoną wartość, która będzie satysfakcjonująca, na koniec wystawić fakturę, to koniec końców w przypadku kiedy klient nie chce zapłacić za tę fakturę, kiedy się z nią opóźnia, jest to element uciążliwego procesu w prowadzeniu działalności gospodarczej. I teraz przedsiębiorca, który nie ma swojego działu windykacji, który nie zleca tego zewnętrznej kancelarii, tak naprawdę odsuwa w czasie decyzję, by rozpocząć windykację, bo z jednej strony obawia się o relację, z drugiej strony nie ma na to czasu, bo znów goni za kolejnym klientem, bo skoro jeden mu nie zapłacił to poszukuje pieniędzy na rynku kolejnego i tak naprawdę ta wartość niezapłaconych należności może rosnąć. Automatyzacja z jednej strony pozwala na usprawnienie tego procesu, z drugiej strony pozwala odsunąć od siebie te negatywne emocje, które mogą się pojawiać, bo w końcu to był mój klient, czy jest nadal moim klientem, który mi nie płaci. A więc przeniesienie tego na inny podmiot, który mógłby to zrobić w moim imieniu, ale ja mógłbym kontrolować całość tego procesu, jest czymś, co jest atrakcyjną alternatywą dla windykacji należności versus tradycyjne kancelarie, które się tym zajmują na rynku.

BB: A jak oceniasz, jeżeli chodzi o tych właśnie przedsiębiorców? Czy oni chętnie korzystają z takich zautomatyzowanych rozwiązań, bo to jednak jest pewna bariera, taka budowania świadomości, że w zautomatyzowany sposób można odzyskiwać te należności efektywnie, a z drugiej strony po prostu znacznie obniżać koszty działalności spółki.

MS: Ja myślę, że tu jest kwestia bardziej świadomości. Jest być może taka obawa, że jak to automat może zrobić coś lepiej niż człowiek i tu jest, moim zdaniem, błędne założenie, dlatego, że tak naprawdę za automatyzacją stoją również ludzie, którzy projektują określony proces, określoną kolejność kroków, tak aby ona była, jak najbardziej efektywna i skuteczna. Przy czym ja bym może to porównał do dwóch rodzajów restauracji. Kiedy idziemy do restauracji takiej tradycyjnej, przychodzi kelner, przynosi nam kartę dań, obsługuje nas od A do Z, płacimy więcej, ale jesteśmy obsłużeni można powiedzieć na poziomie premium jeżeli chodzi o to nasze samopoczucie. Kiedy przychodzimy do restauracji, która jest, załóżmy, taką stołówką w korporacji, musimy wziąć tacę, sztućce, talerz, nałożyć sobie samemu. Cena jest niższa, jest szybciej, mam również smaczny posiłek, tyle tylko, że nie mam kelnera. I ta automatyzacja procesów, z której możemy skorzystać na rynku jest właśnie tym drugim typem, czyli wykonujemy pewne czynności w określony sposób, wiedząc, że będzie to prawidłowo zrobione, wszak przeniesienie tacy nie jest jakąś trudną rzeczą, kiedy robimy to samemu, nie robimy tego zawodowo, tak więc przenosząc to na nasz przykład w cudzysłowie wyklikanie jakiegoś dokumentu, czy podjęcie czynności prawnej jest równie proste, tyle tylko, że nad treścią tego co wysyłam dłużnikowi, nad kolejnością kroków czuwają prawnicy, czuwają windykatorzy, czuwają ludzie, którzy znają się na rzeczy. Na dodatek przypominają mi kiedy mam podjąć kolejną czynność, jeśli dotychczasowa czynność nie uzyskała określonego rezultatu. Czyli innymi słowy, kiedy nie mam pieniędzy na koncie, dostaję informację, co mam robić dalej.

BB: Jasne. Czyli rozumiem też, że jakby oprócz tego, że nad tymi procesami czuwają specjaliści, co gwarantuje skuteczność, to również tym drugim elementem jest to, że sama technologia podpowiada takiemu przedsiębiorcy czy osobie wskazanej, która zarządza tym procesem, kolejne kroki jakie ma podejmować. Czyli de facto nie wymaga to specjalistycznej wiedzy a to jednak bardzo jakby wpływa na skuteczność.

MS: Tak. Jedyna specjalistyczna wiedza, która się tu pojawia to umiejętność i kompetencje w postaci obsługi skrzynki e-mailowej, oddanie przypomnienia, zalogowanie się do systemu i wykonanie kolejnej czynności.

BB: Oczywiście. Dobrze. Mam też kolejne pytanie do Ciebie. Czym zajmuje się twoja firma Brandelaw? Jakbyś opowiedział właśnie czym się zajmujesz.

MS: My jesteśmy firmą, która łączy kompetencje tradycyjnej agencji reklamowej z kancelarią prawną dlatego, że z jednej strony tworzymy nowe marki, tworzymy nowe brandy. Począwszy od analizy rynku poprzez opracowanie strategii komunikacji dla klienta, czego wynikiem jest opracowanie nowej nazwy, która będzie podstawą dla marki. Następnie zaprojektowanie identyfikacji wizualnej, by na koniec ten nowy znak, nowy brand zarejestrować we właściwym urzędzie patentowym. Czy to w Polsce, czy też Unii Europejskiej. Oczywiście nie wykonujemy wszystkich czynności samodzielnie dlatego, że procedura rejestracji znaków towarowych jest złożona, o czym trzeba pamiętać też w kontekście wspólnego rynku, że może dojść do wniesienia sprzeciwu przez podmioty, które mają prawo pierwszeństwa, bądź też ten znak, który zgłaszamy może w sposób pewien wykazywać jakąś kolizyjność, której na etapie tworzenia marki nie byliśmy w stanie wykryć. Wówczas jeden z naszych partnerów, rzeczników patentowych, bądź radców prawnych wchodzi do takiego procesu i reprezentuje wówczas klienta przed właściwymi organami walcząc w jego imieniu i w naszym imieniu, o to by ten znak został zarejestrowany. Aczkolwiek takich sytuacji, kiedy tworzymy markę i dochodzi do sytuacji sprzeciwu jeszcze nie mieliśmy. Czyli staramy się w taki sposób tworzyć nowe brandy, nowe marki aby to ryzyko kolizji zostało zminimalizowane.

BB: A jaka jest w ogóle świadomość klientów? Bo trochę mówiliśmy o windykacji, ale teraz też się zastanawiam z punktu widzenia przedsiębiorców. Jaka w ogóle jest ich świadomość, jeżeli chodzi o wizerunek, o markę, o chronienie znaków towarowych?

MS: Z tego, co zauważam to ta świadomość rośnie. Coraz częściej pojawiają się klienci, którzy już na etapie tworzenia nowego biznesu zgłaszają się do nas z prośbą o weryfikację, czy ich pomysł na markę jest możliwy do wykorzystania w tej określonej części rynku. Z drugiej strony klienci, którzy zgłaszają się do tej naszej części reklamowej, do tej części kreatywnej są przez nas również uświadamiani, że z jakim zagadnieniem, jakimi ryzykami może wiązać się rejestracja, właściwie używanie znaku towarowego, który nie jest zarejestrowany, który nie jest zweryfikowany.

BB: Ale to już jest ten przedsiębiorca, który jest świadom, bo on już wie, że jakby powinien podjąć te działania i wtedy jakby rozumie, że już z nim współpracujecie. A jak budujecie tę świadomość, jeżeli chodzi o tych, którzy właśnie nie są świadomi, czyli w ogóle nie wiedzą i nie mają świadomości konsekwencji tego, że trzeba jednak chociażby uruchamiając pewną firmę, start-up, właśnie nazwę, logo, kiedy tworzy się, bo to jest takie naturalne, kiedy przedsiębiorca tworzy to logo, jest z tego zadowolony, ale z drugiej strony jest zupełnie nieświadomy, że to nie jest koniec jakby ścieżki związanej z ochroną jego znaku towarowego. Jak tutaj budujecie tą świadomość?

MS: Przede wszystkim staramy się dużo pisać o tym, prezentować na przykładach, na konkretnych historiach. Mamy kilka serwisów internetowych, gdzie staramy się publikować co ciekawsze informacje o charakterze takim poradnikowym, który naprowadzi na odpowiedni kierunek przedsiębiorców, przy czym trzeba pamiętać, że oczywiście duże firmy mają w zakresie swoich kompetencji prawników, mają też świadomość tego, czym jest znak towarowy, jaka jest wartość taka dla prowadzenia biznesu.

BB: Ja to myślę, że to też jest tak, że te duże korporacje oczywiście tak, jak powiedziałeś oni mają wyspecjalizowane kompetencje, więc to de facto jest chronione. Chociaż też w trakcie rozmowy takiej z tobą też opowiadałeś o przykładach bardzo znanych brandów, które okazało się, ze de facto tego procesu do końca jednak nie miały dobrze opracowanego, więc to różnie bywa w rzeczywistości.

MS: Zgadza się. Chciałem zestawić tu tak naprawdę duże firmy, mają te kompetencję, natomiast małe, często ci jednoosobowi przedsiębiorcy, czy takie małe przedsiębiorstwa kilkuosobowe opierają się tak naprawdę na kompetencjach właściciela, który może być świetnym hydraulikiem, ale wiedzy co do tego, jak zabezpieczyć swoją markę nie ma

BB: Czyli nawet świetny menadżer, ale jak nie ma świadomości…

MS: Dokładnie, dokładnie tak. Więc naszym zadaniem jest pomagać, podpowiadać możliwe rozwiązania, wskazywać na określone ryzyka i rzadko, ale zdarza się, taka sytuacja, że dany klient zgłasza się do nas z prośbą o rejestrację znaku i okazuje się, że ten jego znak jest niemożliwy do zastrzeżenia dlatego, że jest kolizja na poziomie unijnym, że jest jakiś znak towarowy bardzo podobny lub identyczny z jego marką, która powoduje w określonych oczywiście przypadkach, że jego znak nie będzie mógł być używany i czeka go rebranding, czyli zmiana nazwy marki, zmiana wizerunku, co warto też podkreślić, nie zawsze wiąże się ze stratą dla przedsiębiorcy dlatego, że mieliśmy też w swoim doświadczeniu, czy w swojej historii takie przypadki, że rebranding wychodził z dużą korzyścią dla klienta, bo był to czas na to by przedefiniował swoje cele, sposób komunikacji, zerwać z nazwą, na przykład, w stylu XYZ na końcu EX czy jakiś tam...

BB: Jasne, czyli modyfikacje.

MS: Modyfikacje, tak. Nazwa która była 20 lat temu właściwa, ona się przez określony czas owszem utrwaliła, ale już nie jest taką , której by nowi klienci, nowe pokolenie oczekiwało.

BB: Ale to bardzo ciekawe, bo rzeczywiście pewnie to jest też jakaś dłuższa dyskusja na ten temat, więc tutaj też prośba do przedsiębiorców, którzy na przykład nie są świadomi tego w jaki sposób należy zarządzać swoją marką i ją chronić, to tutaj rzeczywiście wy jesteście idealną odpowiedzią na potrzeby też właśnie w postaci jakby biznesu, który proponujecie. To jest właśnie ten zakres doradztwa i procedowania całego tego elementu związanego z ochroną marki dla segmentu przede wszystkim MSP. A nie byłbym sobą jakbym nie zapytał o te niezapłacone faktury, jeżeli chodzi o twoją działalność, bo prowadzisz swoją działalność już od kilkunastu dobrych lat. Powiedz mi jakie masz doświadczenia z niezapłaconymi fakturami.

MS: No tu trzeba by podzielić na różne projekty, na różne biznesy, w których jestem zaangażowany dlatego, że każdy z nich ma nieco inną specyfikę.

BB: Takie dwa przykłady sztandarowe.

MS: No branża IT, w której działam od kilkunastu lat to jest taki przykład i dobry i niedobry. Dobry w tym sensie, że kiedy pracujemy z klientem i rozliczamy się regularnie, to jest to idealny model współpracy, ale kiedy okazuje się, że jest jedna, dwie, trzy niezapłacone faktury kilkuosobowego zespołu, który pracuje przez dany miesiąc, dwa, trzy nad czyimś projektem, zaczyna być dużym problemem w płynności finansowej firmy

BB: I jak sobie radzić z tym? Takie trzy złote ścieżki odzyskania tych pieniędzy? Jak sobie tutaj poradziłeś, żeby to zrealizować?

MS: Przede wszystkim chcę powiedzieć, że nie wszystko dało się odzyskać dlatego, że …

BB: Nie korzystałeś z usług Vindicat.pl

MS: Korzystałem. Korzystałem z części, ale w części należności, które chciałem odzyskać. I co ciekawe w niektórych przypadkach udało się odzyskać pieniądze już po pierwszym dokumencie, który został wysłany. Przy czym była to windykacja prowadzona samodzielnie, a więc wygenerowaliśmy wezwanie do zapłaty z systemu i dosłownie dwa czy trzy dni później dłużnik, który nie płacił, poprzez panią księgową poinformował, że on już uiści należność i bardzo prosi, żeby firma windykacyjna się tym nie zajmowała.

BB: Czyli to jest …

MS: To jest super rozwiązanie w sytuacji, kiedy jeszcze nie zlecamy tego firmie, kancelarii windykacyjnej, a jednocześnie chcemy podjąć czynności, dlatego, że Vindicat jest takim podmiotem trzecim, tym złym policjantem, który wchodzi w naszym imieniu w swoim rynsztunku, a więc w brandzie, w dokumentach firmowych, które są wysyłane do dłużnika.

BB: Czyli to jest w sumie to, co jest najważniejsze w tym procesie, kiedy mówimy, że już na tym etapie polubownym wtedy dochodzi do sytuacji, kiedy właśnie jest wysyłane do dłużnika profesjonalne pismo. On jest przekonany, że to już działa kancelaria Vindicat.pl a de facto przedsiębiorca sobie to robi samodzielnie.

MS: Dokładnie. I to jest bardzo dobre rozwiązanie.

BB: To jest bardzo istotne i ciesze się, że te mechanizmy działają, bo tutaj jesteś też potwierdzeniem tego, że jednak też ta automatyzacja procesów, czyli ten nasz odcinek, który mówi o automatyzacji procesów powoduje, że i przedsiębiorcy nie powinni się też bać korzystania z tych narzędzi, bo efektywnie mogą po prostu odzyskać te swoje pieniądze.

MS: Zgadza się. Natomiast zapytałeś mnie o te trzy przykłady, które mógłbym podać. Przede wszystkim w mojej ocenie to jest szybka reakcja w kontakcie z dłużnikiem. A więc żeby jak najszybciej podjąć te czynności, drugi element to jest element tej odwagi, żeby rozmawiać o tym, a trzeci element to być konsekwentnym, że jeżeli mówimy, że wykonamy określoną czynność, jeśli coś się nie stanie aby tę czynność faktycznie wykonać.

BB: Super. Dobrze. Bardzo ci dziękuję za dzisiejszą dyskusję. Dziękuję i zachęcam przedsiębiorców oprócz tego, żeby korzystać z aplikacji Vindicat.pl to również marka Brandelaw. Jaki adres strony internetowej dla zainteresowanych?

MS:brandelaw.pl

BB: Zapraszamy serdecznie. Dziękujemy państwu za dzisiejszy program i zapraszamy za tydzień o tej samej porze. Do usłyszenia . Do zobaczenia