Czy warto tworzyć własny dział windykacji czy zlecić obsługę zewnętrznej firmie

Bogusław Bieda: Witam państwa serdecznie. Bogusław Bieda, Vindicat.pl. Zapraszam do obejrzenia kolejnego odcinka programu Vindicat.pl w telewizji Słodki Live. Tematem dzisiejszego spotkania jest odpowiedź na pytanie, czy warto otworzyć wewnętrzny dział windykacji. A moim gościem w studio jest Aneta Kaniewska. Dyrektor centrum finansów Tauron.

Aneta Kaniewska: Dzień dobry.

BB: Witaj Aneto. Dzięki, że przyjęłaś moje zaproszenia do studia.

AK: Dzięki.

BB: Nawiązując do naszego pytania, czyli, czy warto tworzyć wewnętrzny dział windykacji w średnim przedsiębiorstwie, mam do ciebie pytanie podstawowe. Dlaczego pedrzesiębiorcy tak późno uruchamiają działania windykacyjne w firmie?

AK: Na to pytanie jednoznacznej odpowiedzi nie ma. Kiedy ja się nad tym zastanawiałam, wydaje mi się, że tak są cztery podstawowe przyczyny, dla których taka sytuacja ma miejsce. Pierwsza podstawowa to brak weryfikacji swojego kontrahenta przed nawiązaniem umowy, więc tak naprawdę podpisują umowa nie wiedząc, jaka jest kondycja kontrahenta, mając do tego wiele narzędzi.

BB: Czyli prewencja. Działania prewencyjne rozumiem? Pozyskiwanie informacji o kontrahencie?

AK: Dokładnie tak. Korzystanie z dostępnych źródeł powszechnych informacji jakie są chociażby bazy BIG, KRSy, internet, najprostsze źródła.

BB: Ale czy to właśnie nie jest tak, że ci przedsiębiorcy w momencie, kiedy już mają ten wymarzony kontrakt, to oni w ogóle zapominają o tym, żeby sprawdzić tego kontrahenta.

AK: Tak. I to jest kolejna przyczyna, brak monitorowania płatności. Podstawą dla monitorowania płatności jest stworzenie sobie w przedsiębiorstwie jakiejś bazy, w której będą zewidencjonowane wszystkie kontrakty, transakcje wraz z terminem płatności. Najlepiej byłoby jak by ta baza była powiązana z system do fakturowania. Często tak nie jest i niestety drobni przedsiębiorcy zapominają o pilnowaniu terminów płatności, co jest potem podstawową przyczyną dla przeterminowania faktur i dla utraty płynności finansowej. Kolejną przyczyną dla której zbyt późno są rozpoczynane działania windykacyjne, to jest taka często występująca w przedsiębiorcy obawa przed utratą swojego kontrahenta. Że jak go zacznę windykować, to on się na mnie obrazi.

BB: Czyli relacja. Zaburzenie relacji, że jeżeli zacznę uruchamiać te działania no to to spowoduje, że on się na mnie obrazi i wypowie mi tę umowę.

AK: Co absolutnie nie ma miejsca, bo dzisiaj profesjonalizm windykacji, też taka oczywista sprawa, że mam prawo do swoich pieniędzy, to jest powszechne na rynku.

BB: Też dyskutowaliśmy z punktu widzenia utrzymania relacji. Jak jest istotne wytłumaczenie kontrahentowi, że korzystanie z pewnych narzędzi związanych właśnie z wysyłaniem chociażby pisma, przypomnienie, czy telefonem jest naturalnym procesem. Jeżeli byśmy mieli to zorganizowane wcześniej prawidłowo i przyzwyczailibyśmy kontrahenta do takiego działania, to nie byłoby później właśnie problemów takich w trakcie współpracy, kiedy z jednej strony nie podejmuje się żadnych działań i ten kontrahent już się przyzwyczaił do tego, ze on nam płaci albo nam nie płaci, albo płaci po dwóch, trzech, czterech, pięciu miesiącach, kiedy jest problem. A później nagle przy wdrożeniu takiego zorganizowanego procesu, nagle właśnie ten kontrahent może się obrazić i może rzeczywiście te relacje nam zaburzyć.

AK: Tak, bo najczęstszą przyczyną braku płatności nie jest to, że ktoś nie chce nam zapłacić tylko zapomina o terminie. Ma tyle spraw, spotkań, pracy bieżącej związanej z działalnością firmy, że umyka temat zapłaty za fakturę i wystarczy wdrożenie w firmie narzędzia polegającego na wysłaniu pisma, SMSa, przypomnienia o terminie zapłaty i to już działa.

BB: I to już jest bardzo duże kilkadziesiąt procent skuteczności. Samo wdrożenie pewnego zorganizowanego procesu typu: przypomnij, telefon, e-mail, bo jak każdy z nas po prostu zapomina o takich działaniach.

AK: Dokładnie tak.

BB: Okey. A jakie są właśnie skutki takiego działania dla przedsiębiorców, jeżeli oni nie wdrażają, czyli nie mają takich zorganizowanych procesów? Bo tutaj mówimy o tych przedsiębiorcach. Wczoraj byłem na konferencji, 2 miliony takich przedsiębiorców z segmentu MŚP, więc jakby skala jest bardzo duża w sensie ilości. Z drugiej strony mówimy, że na rynku rocznie to jest około 10 miliardów zaległości w związku z powyższym. Jednak wielu przedsiębiorców ma problem z niezapłaconymi fakturami i jednak nie ma zorganizowanego tego procesu, bo tutaj nie mówimy o jakiejś mnogości takich procesów czy działów windykacji, tylko mówimy o przedsiębiorcach, którzy nie wykonują pewnych podstawowych zadań właśnie związanych z tym procesem nawet przed windykacyjnym, prewindykacji. Więc tutaj jakie są konsekwencje z tym związane?

AK: Efekt jest tego, że według ostatnich badań wynika, ze około 70% przedsiębiorców tych właśnie z sektora MŚP narzeka na nieterminowe płatności. A jak mamy nieterminowe płatności, to kolejnym efektem jest coraz mniejsza płynność finansowa, konieczność zaciągania kredytów, a więc zwiększa się tak naprawdę koszt prowadzenia działalności, bo kredyt, jaki by nie był, to darmowy na pewno nie jest.

BB: Co więcej, dla tych mniejszych przedsiębiorstw jest problem, żeby go uzyskać. Bo często oni nie mają jednak dostępu do taniego źródła finansowania, tak jak ma duża korporacja czy duże przedsiębiorstwo. W związku z powyższym tą konsekwencją jest, rozumie, często bankructwo.

AK: Dokładnie. A jeszcze jest narażenie się tak naprawdę na fraudy. Jeżeli na rynku będzie panowała taka powszechna informacja, że dany przedsiębiorca nie zajmuje się weryfikacją kontrahentów, no to szczególnie na przykład w branży budowlanej, narażenie się na karuzele VATowskie może mieć miejsce. Ponieważ oszuści dosyć szybko wyłapują takich przedsiębiorców, którzy dadzą się niestety naciągnąć na nieuczciwych kontrahentów. Brak prewencji...

BB: Jakieś branże w tym zakresie?

AK: No myślę, że taka najbardziej popularna branża to to jest branża budowlana, ale też często spożywcza. Branża paliwowa niestety również.

BB: Czyli to są jednak te branże, które są narażone w wysokim stopniu na takie działanie nieuczciwych. Czyli z jednej strony jest ta informacja, że na przykład dany kontrahent nigdy nie płaci, ale ktoś, kto wchodzi na rynek i kupuje te usługi nie ma świadomości, czyli nie stosuje działań prewencyjnych i w pewnym momencie po prostu wpada w taką pułapkę. Nie ma taniego finansowania, w związku z powyższym jakby jest zmuszony do bankructwa. I pewnie taka jest też przyczyna, że część z tych przedsiębiorstw, które jednak padają to jest właśnie ta sytuacja kiedy nie wykonuje się tych podstawowych działań, prawda?

AK: Tych podstawowych czynności. A jak zacznie się zbyt późno to już jest często za późno.

BB: Jasne. Proszę powiedz, jeżeli chodzi o ten dział windykacji. Dział czy osoby, które zajmują się tym zagadnieniem, czy wewnątrz firmy, czy zewnątrz? Często przedsiębiorcy, którzy dzwonią do nas pytają właśnie. Ja bym powiedział, że dzielą się na dwa obszary. Jedni mówią „chcemy, żeby ktoś nam to wykonywał”, inni mówią „jak mamy sobie takie działania zorganizować samodzielnie?”. Jaka tutaj jest twoja rada w tym zakresie?

AK: Obydwa rozwiązania są możliwe. Jeżeli można skorzystać z profesjonalnego narzędzia, które przedsiębiorca ma, takim narzędziem jak platforma Vindicatu na przykład, to do pewnego etapu można wykształcić kompetencje w przedsiębiorstwie. To może być ktoś z księgowości czy działu prawnego, kto będzie dzięki temu narzędziu robił chociażby pierwsze działania, takie pre-windykacyjne, wstępne windykacyjne, ale będzie duża skala przedsiębiorców, którzy mają na tyle niewielką ilość przeterminowanych płatności, że wykształcenie tych kompetencji będzie dla nich zbędne, zbyt kosztowne, niepotrzebne. Więc może lepiej wtedy zlecić, w oparciu o jakiś success fee, właśnie profesjonalnej firmie windykacyjnej, która zaopiekuje się tym procesem od nawet, już nie mówię nawet od momentu przeterminowania, tylko zaopiekuję się tym procesem już na etapie wstępnym, czyli przed terminem płatności przypomni SMSem „jutro upływa termin płatności faktury”. Dlatego przedsiębiorca musi sobie odpowiedzieć na pytanie, który z tych modeli będzie dla niego najlepszy, przy czym nie może zapominać o tym, że powinien wykształcić w swojej firmie działania takie prewencyjne, bo nikt za niego nie zweryfikuje kontrahenta przed zawarciem umowy

BB: No oczywiście. Czy pieczęć prewencyjna czy takie podstawowe działania typu umieszczanie pieczęci prewencyjnej na fakturze, czy sprawdzanie kontrahenta to już jest odpowiedzialność przedsiębiorcy i on jakby ponosi konsekwencje. Jeżeli tego nie wykonuje, to później jest ta konsekwencja niezapłaconych faktur. Ale już od momentu, kiedy się zbliża ta płatność, czyli tak jak rozumiem element związany z przypomnieniem, e-mailem, z telefonem i później takim cyklicznym przypominaniem, dajmy na to przez następne 30 dni, kiedy nie zaczynamy wprowadzać innych rozwiązań związanych z windykacją, to jak najbardziej rozumiem, że możemy takie działania zlecić firmie zewnętrznej lub na przykład dzięki automatyzmowi procesów, chociażby takiej platformy jak Vindicat, gdzie przeszkolenie szybkie pracownika i dostęp, gdzie on sobie po prostu samodzielnie zarządza procesem.

AK: Do pewnego momentu, bo już ta twarda windykacja to myślę, że już nie warto aby była u takiego małego przedsiębiorcy.

BB: Z punktu widzenia kompetencji.

AK: Tak. Z punktu widzenia kompetencji. Trzeba jednak pamiętać, myślę o tym, ze bezwględnie ważną rzeczą jest, że w momencie zlecania czy na tym bardzo wczesnym etapie, czy tym etapie późniejszym w firmie zewnętrznej nadal u przedsiębiorcy konieczne jest aby był ktoś, kto będzie na bieżąco się komunikował z partnerem, z kancelarią windykacyjną. Bo bez tej komunikacji ten proces nie będzie działał tak dobrze, jak może działać dzięki wzajemnej, dobrej relacyjnie komunikacji, wymianie informacji statusowi danej wierzytelności.

BB: To powiedzmy na zakończenie, jakimi czynnikami powinien kierować się przedsiębiorca, żeby zdecydować czy wewnętrzne, czy na zewnątrz?

AK: Po pierwsze skalą jaką ma przeterminowanych wierzytelności w firmie. Po drugie zbadaniem tego czy na dzień dzisiejszy nie ma osoby w firmie, która ma kompetencje do prowadzenia działań windykacyjnych, bo być może, że taki ktoś jest.

BB: Oczywiście. Lub krótkie szkolenie i ma kompetencje by zarządzać tym procesem.

AK: Tak. I to są takie dwa podstawowe elementy, na które sobie musi przedsiębiorca odpowiedzieć przy decyzji czy chce choć część procesów zostawić wewnątrz, czy całość zlecić na zewnątrz.

BB: Super. Bardzo ci dziękuję, za dzisiejszą dyskusję. Szanowni przedsiębiorcy, jak sami widzicie ta decyzja należy do was, czyli wybór między tym czy stosować chociażby zorganizowane działania wewnątrz firm, korzystając na przykład z platformy Vindicat.pl, czy na przykład outsourcowanie, czyli zlecenie pewnych usług na zewnątrz, to musi być też po waszej stronie analiza i wyszczególnienie właśnie tych mocnych, tych plusów i minusów związanych właśnie z wdrożeniem takiego procesu. Oczywiście zachęcamy was do tego dlatego, że konsekwencją braku takiego działania może być utrata płynności finansowej, a to jest właściwie najistotniejsze dla przedsiębiorstwa. To wszystko na dzień dzisiejszy. Bardzo dziękuję Aneta za nasze spotkanie. Dziękuję państwu za uwagę. Do zobaczenia za tydzień.