3 rzeczy, na które powinieneś zwrócić uwagę przy swoich należnościach

Bogusław Bieda: Witam państwa serdecznie. Bogusław Bieda, Vindicat.pl. Zapraszam do obejrzenia kolejnego odcinka programu Vindicat.pl. Tematem dzisiejszego spotkania będzie 5 rzeczy, na które warto, żeby zwrócił przedsiębiorca w zakresie odzyskiwania należności, odzyskiwania swoich pieniędzy. Moim gościem jest osoba, która jest liderem, jest inspiratorem zmiany, jest trenerem, jest coachem, a jej doświadczenie to 19 lat doświadczenia w pracy z firmami, to doświadczenie 25 tysięcy użytkowników czy uczestników szkoleń i 2000 dni na sali szkoleniowej. Prowadziła szkolenia w Polsce, w Kanadzie, w Irlandii, w Belgii, a nawet na Hawajach. Proszę państwa, Joanna Grabska.

Joanna Grabska: Witam serdecznie. Ładnie mnie przedstawiłeś.

BB: Witam Joanna. Dziękuję bardzo za przyjęcie zaproszenia. Chciałem dzisiaj z tobą porozmawiać na temat przedsiębiorców i takich głównych zachowań przedsiębiorców związanych z odzyskiwaniem należności. Często jest tak, że w rozmowie z naszymi przedsiębiorcami pojawiają się pewne obawy związane z utrzymaniem płynności finansowej firmy i odzyskiwaniem wierzytelności. Często z mojego doświadczenia jest tak, że na pytanie dotyczące w jaki sposób przedsiębiorca zarządza swoimi wierzytelnościami, często przedsiębiorcy odpowiadają, że nie wiem, nie znam się, prawnicy dużo kosztują, nie widzę w ogóle problemu. Często jest tak, że przedsiębiorcy mówią, że dla mnie najważniejszy jest ZUS i są podatki. A pytam, jaki jest wpływ twojej płynności finansowej na kondycję firmy. Generalnie odpowiedź jest taka, że nie kontroluję tego, bo po prostu się na tym nie znam. Czyli naturalna reakcja, że jeżeli się na czymś nie znam to po prostu tego nie kontroluję. Z punktu widzenia tego rynku MSP mówimy o 10 miliardach zaległości rynku wierzytelności, jeśli chodzi o segment MSP rocznie. Więc to są potężne kwoty, a jeżeli chodzi o ten problem, to właściwie 75% przedsiębiorców przyznaje się do tego, że nie ma zorganizowanego procesu, który mógłby spowodować, że by kontrolowali swoją płynność finansową i dzięki temu prawidłowo funkcjonowali. Powiedz mi skąd się biorą takie liczby? Bo masz duże doświadczenie z firmami, rozmawiasz z tymi przedsiębiorcami. Jak to obierasz?
JG: Jak to odbieram i jak to widzę, tak? Więc rzeczywiście jako, że pracuję z tyloma firmami, i małe i duże i średnie. Ten problem jest praktycznie wszędzie w różnym stopniu. Ja tutaj chciałam pokazać to ze swojego punktu widzenia, to znaczy połączyć, dlaczego takie sprawy ludzkie wpływają na bardzo twarde wyniki ekonomiczne, o których my tutaj mówimy. Zacznijmy od tego, że prezes, właściciel, szef, dyrektor to jest człowiek. To nie jest maszyna, która ma do zrobienia określone zadanie i jest inny w pracy i inny w domu. To jest daleko posunięta legenda. A skoro jest człowiekiem, to znaczy, że w środku siebie kieruje się, chcąc nie chcąc, swoim systemem pewnych wartości, ma wewnętrzne przekonania, ma swój charakter, ma swoją hierarchię wartości zgodnie, z która działa. I często jest tak, że bardzo często przedsiębiorcy, czy też każdy z nas, deklaruje jedno, no bo mówi oczywiście, że firma jest po to, żeby przynosić zysk. A jak zadamy takie proste pytanie, no ale w jaki sposób ty dbasz o swój zysk poprzez choćby ściągalność należności, to pojawią się takie odpowiedzi, o jakich ty tu mówisz: nie wiem, nie znam się, zarobiony jestem.

BB: Czyli bariery?

JG: Czyli bariery. I bardzo często są to takie, ja to nazywam, ukryte wzorce i schematy. Ja nazywam takim drugim dnem, który jest bardzo nieoficjalny, a absolutnie wpływa na drugą osobę, moje przekonania rodzinne, moje własne przekonania na temat relacji międzyludzkich. Bo to, co często słyszę, na przykład, no tak, ale jak ja się zacznę upominać o pieniądze, to ja zerwę relację z klientami.

BB: No właśnie. To bardzo ważne o czym mówisz.

JG: To klient zerwie ze mną relacje, nie będzie chciał kupować czy coś w tym duchu.

BB: Dokładnie. To jest to, co bardzo często pojawia się w trakcie dyskusji. Ci przedsiębiorcy obawiają się, że ich relacje z kontrahentami zostaną osłabione i ci ludzie nie będą zamawiać u nich kolejnych usług.

JG: I to jest właśnie przekonanie. Bo to nawet nie jest fakt, tylko mi się wydaje, czyli ja sobie żyję w swoim świecie pod tytułem, że skoro upomnę się o pieniądze, to ten ktoś obrazi się na mnie, a ja z drugiej strony mówię, ale drogi panie, do cholery ciężkiej, pan świadczy usługę, czy sprzedaje jakiś towar, wkłada w to swój wysiłek, swoje działania, na które żeście się umówili na zapłatę. Przecież nikt nie ma obowiązku kupować od pana, ale jak już żeśmy się umówili, to to jest zwykła kwestia ludzkiej uczciwości po dwóch stronach i zwykłych zasad. Które z jednej strony my mówimy zwykłych, a to się tak naprawdę nie zadziewa, a które mówią nam o tym, że wykonałeś usługę czy sprzedałeś towar, jest należna zapłata. Bo co się potem zaczyna dziać. Przedsiębiorca...

BB: No właśnie ta konsekwencja, bo zaczynamy wpadać w pewien bezsensowny, jakby pętlę relacyjną, gdzie z jednej strony nie upominamy się o to, co nam się należy, a z drugiej strony możliwość współpracy z tym kontrahentem jest mocno ograniczona, bo właściwie ta relacja zaczyna i tak już być zaburzona.

JG: Tak. Ona jest zaburzona, bo ona nie jest zbudowana na fundamentach takich, krótko mówiąc uczciwych po obu stronach. Jeszcze często mi przedsiębiorcy mówią, no tak, ale jak ja się zacznę upominać, to on sobie pójdzie do kogoś innego.

BB: No to szczególnie ci mniejsi przedsiębiorcy, czyli jednoosobowe chociażby działalności, gdzie współpracują na przykład z pięcioma kontrahentami i oni w jakiś sposób też są wykorzystywani na rynku w taki sposób, że znowu ten dłużnik ma świadomość, czy jeszcze jego kontrahent, bo on może jeszcze nie być dłużnikiem, wie, że te pieniądze nie zostaną zapłacone, w związku z powyższym wpływać w jakiś sposób na tego, w cudzysłowie, biednego kontrahenta i tymi emocjami w jakiś sposób sterować.

JG: Tak. I tutaj w gruncie rzeczy wszyscy się bawimy w manipulację, zamiast, że tak powiem, wykonywać ruchy do przodu. Natomiast ja będę się bardzo upierała przy tej tezie, że przede wszystkim jest to wewnętrzny problem właśnie takich wewnętrznych przekonań tego właściciela firmy, czy też nawet w jednoosobowej działalności, tego ja bym wręcz to nazwała lęku.

BB: Ale jak z tym to, jaki masz pomysł na to jak rozmawiać z tymi przedsiębiorcami, żeby z tego jakby już z pierwszego etapu, żeby oni w ogóle biorąc pod uwagę te obawy, o których wspomnieliśmy, żeby oni zaczęli działać? Żeby oni zaczęli działaś w odpowiednim czasie i żeby jednak nie mieli tych obaw związanych z tym, że to, co oni robią, czyli jeżeli się upominają o to, co im się należy i robią to w zorganizowany sposób...

JG: Wykonali usługę, sprzedali towar...

BB: Dokładnie. To jaki masz pomysł na to, żeby ci przedsiębiorcy zaczęli działać, a nie robili tak, jak robią to do tej pory?

JG: Dobrze. No więc po pierwsze primo dobrze by było, to moje takie trochę myślenie życzeniowe, żeby przedsiębiorca uświadomił sobie coś takiego, co chyba my wszyscy ludzie warto byśmy sobie uświadomili, że za swój świat odpowiadam ja sama, czy ja sam. Co tu dokładnie znaczy? A no znaczy to to, że, to, że klient mi nie płaci, ja ponoszę też za to odpowiedzialność moim zaniechaniem, czy nie stawianiem pewnego typu zasad na dzień dobry. Czyli to jest od takiej strony, powiedziałbym, ludzkiej.

BB: Nawet menadżerskiej, bo jakby to ma odniesienie do życia i do zarządzania firmą, czy nawet zarządzania samym sobą, rozumiem.

JG: Więc najpierw sobą. Zanim czymkolwiek szef czy ktokolwiek zarządzi, to jedyną sobą, którą on ma do zarządzenia na początku, to jest on sam, czy ona sama, szef, szefowa. Ja bym tutaj zrobiła taki szybki, krótki podział na 3 takie obszary, na które warto żeby przedsiębiorca , niezależnie czy on jest mały, średni, duży, czy jest jednoosobowy, zwrócił uwagę. Pierwszy taki obszar nazwałabym obszarem systemu, czyli żeby, na przykład, w firmie funkcjonowało coś, nawet w jednoosobowej, coś takiego, jak wy macie, system ściągania należności. Ja podam przykład. Wszystkie firmy na przykład teraz komórkowe sieci przysyłają przypomnienie, że płatność będzie za klika dni. Tak? Wyczyściło się.

BB: To znaczy pewnie jest część klientów, która nie płaci, ale wiemy, że efektem tych działań to jest wzrost do kilkadziesiąt procent ściągalności, bo jednak część klientów...

JG: Bo człowiekowi jest przypominane. To nie są generalnie duże sumy, ale funkcjonuje jakiś system. Oczywiście ja rozumiem , że teraz jednoosobowy może powiedzieć, o Jezu, ale jak ja mam mieć wielki system, jak jestem sam. No tym system to choćby jest to, co tutaj proponujecie, taka pewna automatyzacja. Ewentualnie to już wprowadzenie takiej samodyscypliny i ja tutaj powiem, jak ja kiedyś pracowałam jako handlowiec w takiej firmie, lat dwadzieścia-pare temu, gdzie nasz szef nas uczył, żebyśmy o płatności od klientów upominali się nie po terminie, nie w dniu terminu, tylko dzień, dwa przed terminem. Szum, krzyk był, o Boże drogi, jak to my zepsujemy relacje. A czym się skończyło? Po prostu nas szanowali, mało tego dwóch moich klientów wprowadziło ten sam system u swoich handlowców, bo to była sprzedaż hurtowa, więc zwykłe takie ludzkie pilnowanie pewnych spraw. Jeśli już ktoś ma firmę większą, zatrudnia ludzi, to ten system musi się przełożyć teraz na relacje wewnątrz firmy, czyli żebyśmy wszyscy w firmie wiedzieli, dlaczego ściąganie należności jest ważne, jak to wpływa na ostateczny wynik firmy. To trzeba wziąć kalkulator, policzyć. Budowanie kompetencji. I znowu wchodzi tutaj postawa szefa i ja będę to, jak mantrę powtarzać, że na przykład, rozmowy z handlowcami jeśli jest to, na przykład, firma, która zatrudnia handlowców, sprzedawców, jaki wpływ mają należności na płynność firmy i też na stabilizację firmy. Mało tego wprowadzenie, na przykład w systemach motywacyjnych, czy bonusowych pewnego elementu, który jest uzależniony od ściągalności należności od klientów.

BB: Okey. Czyli mówimy, że wdrożenie systemu i ta samodyscyplina jako jeden z elementów. Kończąc nasza dyskusję...

JG: Jeszcze trzeci...

BB: No właśnie, jeszcze powiedzmy o tym trzecim.

JG: To jest ta relacja firma-klient. Bo te dwa dotyczą wewnętrznych, które pójdą na zewnątrz i tego, w jaki sposób prowadzić rozmowę z klientami i na początku ustalać zasady współpracy choćby w umowach, czy w ustnych i jasno mówić o sposobie płacenia tak, żeby ten klient potem nie był zdziwiony, że coś jest nie tak. Oczywiście zakładając, że usługa czy towar jest należyty i należytej jakości, ale powiedzmy, że przy tym założeniu, że wszystko odbyło się jak należy po stronie sprzedającego.

BB: Okey. Czyli jakby podsumowując naszą dyskusję, te 3 obszary, które wymieniliśmy, czyli obszar systemu, obszar związany z zasadami, obszar związany z relacjami z klientem właściwie w całości składają się na efektywność procesu i to, że zmiana sposobu myślenia tych przedsiębiorców właśnie, chociażby było o etapie związanym z zarządzaniem płynnością finansową, przynosi konkretne rezultaty i konkretne efekty.

JG: Tak. Wystarczy wziąć kalkulator, policzyć sobie ile mam przeterminowanych, ile mnie kosztuje wtedy kredytowanie się i ile kosztuje też moja wiarygodność na rynku. Bo skoro mi nie płacą, to ja być może komuś też nie płacę przez to.

BB: Super. Bardzo dziękuję Joanna za twoją ekspercką wypowiedź. Mam jeszcze jedno pytanie. Te szkolenia na Hawajach, to co to było?

JG: To były takie prywatne bardziej, ale też dla ludzi, którzy chcą też w biznesie troszeczkę w głąb duszy swej zajrzeć.

BB: Rozumiem. Super. Bardzo dziękuję za spotkanie. Bardzo dziękuję państwu za dzisiejszy program. Zachęcam do oglądania naszego kolejnego odcinka. Do zobaczenia.